Resumo
A Carta de Responsabilidade da Administração é um documento obrigatório, previsto na Resolução CFC nº 1.590/2020 e na Norma ITG 1000, que deve ser emitido pela Administração da empresa e entregue ao profissional de contabilidade, normalmente ao término de cada exercício social. Ela formaliza que a Administração da empresa é responsável pelos controles internos, pela veracidade dos documentos enviados ao contador e pela inexistência de fraudes ou irregularidades nas operações da empresa.
A Resolução CFC nº 1.590/2020 exige que o Contrato de Prestação de Serviços Contábeis preveja a obrigatoriedade da Carta e que o cliente a forneça anualmente como condição para que o contador assine a escrituração contábil da empresa.
O que é a Carta de Responsabilidade da Administração?
A Carta de Responsabilidade da Administração é um instrumento pelo qual a administração da empresa declara, por escrito, que as informações e documentos entregues ao profissional de contabilidade são completos, fidedignos e apoiados por controles internos adequados. A ITG 1000 dedica itens específicos apenas para tratar desse documento e de sua obrigatoriedade.
Na prática, a carta serve para evidenciar e assegurar a responsabilidade da administração na implantação e manutenção dos controles internos e no fornecimento de todas as informações necessárias para a escrituração contábil e para as demonstrações contábeis anuais. Ao mesmo tempo, ela salvaguarda o profissional da contabilidade, separando claramente o que é responsabilidade técnica do contador e o que é responsabilidade da gestão da empresa.
Em resumo, a carta é um reconhecimento formal de que a contabilidade parte de dados fornecidos pela empresa e de que a veracidade desses dados é de responsabilidade da administração, e não do escritório contábil.
A Carta de Responsabilidade da Administração é obrigatória para minha empresa?
Sim. Para empresas que contratam serviços contábeis, a Carta de Responsabilidade da Administração é obrigatória. Sem ela, o contador não pode assinar a escrituração contábil da empresa.
A ITG 1000 estabelece a necessidade desse instrumento justamente para documentar a responsabilidade da administração pelas informações e controles internos.
Além disso, a Resolução CFC nº 1.590/2020, que regulamenta a obrigatoriedade do Contrato de Prestação de Serviços Contábeis, determina que o contrato deve necessariamente conter uma cláusula de obrigatoriedade do fornecimento da Carta de Responsabilidade da Administração.
Portanto, na prática, qualquer empresa que contrate serviços contábeis passa a estar sujeita à exigência da Carta, especialmente quando há encerramento formal de exercício e assinatura de demonstrações contábeis.
Para microempresas e empresas de pequeno porte, há ainda a possibilidade, prevista em orientação OTG 1000 do CFC, de cumprir essa formalização por meio de declaração equivalente inserida no Termo de Encerramento do Livro Diário, em vez de uma carta separada. O conteúdo das declarações, porém, permanece substancialmente o mesmo.
Quando a Carta deve ser emitida e renovada?
A Carta deve ser emitida ao término de cada exercício social e, na prática, renovada anualmente. A ITG 1000 explicita que a Carta de Responsabilidade deve ser obtida ao final de cada exercício social, antes de o contador assinar as demonstrações contábeis anuais.
Materiais de orientação do próprio sistema CFC e de conselhos regionais reforçam que a carta é um documento a ser obtido ao final de cada exercício contábil, confirmando que todas as informações entregues ao contador para escrituração e obrigações acessórias são verdadeiras.
Qual é a relação da Carta com as demonstrações contábeis?
A Carta de Responsabilidade está diretamente ligada às demonstrações contábeis. A finalidade do documento é assegurar ao profissional da contabilidade que ele está trabalhando com informações completas, fidedignas e suportadas por controles internos adequados, antes de assinar as demonstrações do período.
Diversos materiais de orientação dirigidos a profissionais indicam que a assinatura das demonstrações contábeis fica vinculada à entrega, pela empresa, da Carta de Responsabilidade da Administração. Ou seja, o contador deve obter essa carta pelo menos uma vez por ano, antes de assinar balanço, DRE e demais relatórios contábeis formais.
Assim, a Carta funciona como uma espécie de declaração de integridade da administração, reforçando que eventuais distorções decorrentes de documentos falsos, omissos ou incompletos não podem ser imputadas automaticamente ao escritório contábil. Ela não substitui a responsabilidade técnica do contador, mas delimita claramente o papel de cada parte.
O que a Carta de Responsabilidade declara na prática?
O modelo de Carta de Responsabilidade constante do Anexo 1 da ITG 1000 traz uma série de declarações padronizadas que a administração da empresa assume perante o contador. Entre elas, destacam-se:
- Que os controles internos adotados pela empresa são de responsabilidade da administração e estão adequados ao tipo de atividade e ao volume de transações.
- Que a empresa não realizou qualquer tipo de operação que possa ser considerada ilegal frente à legislação vigente.
- Que todos os documentos e/ou informações encaminhados ao profissional contábil para elaboração da escrituração contábil e demais serviços contratados estão revestidos de total idoneidade.
- Que os estoques registrados em conta própria foram contados, levantados fisicamente e avaliados de acordo com a política de mensuração de estoques da empresa e refletem a realidade do período.
- Que as informações registradas no sistema de gestão e controle interno são controladas e validadas com documentação suporte adequada, sendo de inteira responsabilidade da empresa todo o conteúdo do banco de dados e dos arquivos eletrônicos gerados.
O texto usual também inclui declarações de que não existem fatos ocorridos no período-base que afetem ou possam afetar as demonstrações contábeis ou a continuidade operacional da empresa; e que não houve fraudes envolvendo a administração, empregados em cargos de confiança ou terceiros, nem violações de leis e normas que exijam registro de provisão ou divulgação em notas explicativas.
O empresário que assina a carta está, portanto, assumindo formalmente que a base de dados enviada ao contador é íntegra e que a empresa cumpre a legislação aplicável, inclusive no que diz respeito a fraudes, operações irregulares e omissão de informações relevantes.
O que acontece se a empresa não entregar a Carta?
Se a empresa se recusar a entregar a Carta de Responsabilidade da Administração, a situação deixa de ser apenas um tema operacional e passa a ser um problema de compliance. O art. 3º da Resolução CFC nº 1.590/2020 prevê que, em caso de recusa, o profissional da contabilidade deve avaliar a justificativa apresentada, os riscos para a continuidade da prestação de serviço e adotar as salvaguardas necessárias, considerando sua responsabilidade solidária por atos culposos ou dolosos.
O Conselho Regional de Contabilidade (CRC) orienta os escritórios de contabilidade a comunicarem ao próprio CRC eventuais recusas injustificadas por parte de clientes para resguardar a responsabilidade técnica do escritório e do profissional contábil.
Também é importante notar que a própria Resolução CFC nº 1.590/2020 dispõe que a inobservância de suas regras configura infração ao Regulamento Geral dos Conselhos de Contabilidade e ao Código de Ética Profissional do Contador, sujeitando o infrator às penalidades previstas no art. 27, alíneas “c” e “g”, do Decreto-Lei nº 9.295/1946.
Como o empresário deve se organizar para assinar a Carta com segurança?
O ponto central é que a Carta de Responsabilidade não deve ser tratada como mera formalidade para “assinar e devolver”. Ela consolida tudo aquilo que a empresa efetivamente pratica ao longo do ano em termos de controles, documentação e atendimento à legislação.
Antes de assinar, a administração deve avaliar se os principais fluxos de informações enviados ao contador (notas fiscais, extratos bancários, folha de pagamento, contratos, controles de estoque etc.) estão completos, organizados e suportados por documentação adequada. Isso é o mínimo para dar respaldo às declarações de idoneidade e de conformidade legal presentes na Carta.
Se houver dúvida sobre alguma declaração específica (como ausência de fraudes, inexistência de fatos relevantes ou adequação de estoques), o empresário deve discutir o ponto com o contador antes da assinatura, para que ambos avaliem se há necessidade de ajustes, registros contábeis adicionais ou menções em notas explicativas.
Conclusão
Para o empresário, a Carta de Responsabilidade da Administração é, ao mesmo tempo, um dever e uma oportunidade. Dever, porque sua emissão anual está vinculada ao Contrato de Prestação de Serviços Contábeis e ao encerramento do exercício, em conformidade com a Resolução CFC nº 1.590/2020 e a ITG 1000. Oportunidade, porque obriga a gestão a olhar de forma crítica para seus controles internos, seus processos e a qualidade das informações fornecidas ao contador.
A Ozai Contábil atua justamente nesse ponto de interseção entre conformidade normativa e gestão empresarial. Se sua empresa precisa estruturar ou revisar o processo de emissão da Carta de Responsabilidade da Administração, ajustar o contrato de prestação de serviços contábeis ou alinhar controles internos às exigências atuais do CFC, entre em contato conosco para obter um assessoramento especializado e orientado à tomada de decisão do empresário.
