[Abr/19] NF-e e NFC-e: entenda as diferenças e como emitir

[Abr/19] NF-e e NFC-e: entenda as diferenças e como emitir

A NF-e e NFC-e são dois documentos fiscais muito utilizados pelas empresas brasileiras que comercializam produtos. Elas surgiram a partir das inovações tecnológicas que foram implantadas em nosso país nos últimos anos.

Apesar de alguns empresários se sentirem um pouco inseguro no início da implantação desses processos, atualmente, percebemos que elas trouxeram modificações que proporcionam vários benefícios para as empresas.

Pesando nisso, resolvemos escrever este artigo. Nele, mostraremos as principais diferenças que existem entre esses dois documentos fiscais. Acompanhe!

O que são a NF-e e NFC-e?

A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e) são dois documentos fiscais de emissão obrigatória em uma empresa. Entretanto, eles são emitidos em momentos diferentes.

Quando uma empresa emite uma NF-e, estamos diante de um documento fiscal complexo e que carrega quase todas as informações fiscais da operação de compra e venda de alguma mercadoria.

Na NF-e podemos encontrar os dados do cliente, qual produto foi adquirido, formas de pagamento, frete, códigos tributários, base de cálculo e valores de tributos, entre outras informações adicionais que podem ser inseridas no campo de observações.

Ela surgiu para substituir as antigas notas fiscais modelos 1 e 1A que eram emitidas de forma manual ou impressa em formulários com impressoras específicas.

A NFC-e, por outro lado, é um documento mais simplificado e que pode ser emitido apenas para o consumidor final de uma mercadoria, afinal, a sua nomenclatura já acusa a finalidade dessa nota fiscal. Ela é mais recente e surgiu para substituir as notas ao consumidor, bem como, os antigos cupons fiscais.

Como é um documento mais simplificado e com uma única destinação, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE NFC-e) tem menos informações para que o consumidor não se confunda com alguns dados e códigos que, para ele, são irrelevantes.

Quais são as vantagens desse tipo de documento?

Como mencionamos, muitos empreendedores torceram o nariz quando a exigência da NF-e — primeira nota eletrônica que surgiu — passou a vigorar em todo o território nacional. Afinal, ter que preparar uma empresa, adquirir sistemas e ferramentas, além do treinamento dos colaboradores, não é algo simples de ser feito.

Entretanto, com o passar dos meses, podemos observar que as empresas obtiveram inúmeros benefícios que vão muito além da simples economia de papel, que, sem dúvidas, também é uma vantagem muito grande.

Com a NF-e e NFC-e os departamentos administrativos dos empreendimentos brasileiros puderam organizar melhor a sua área fiscal, possibilitando trabalhar de forma mais integrada e automatizada.

Atualmente, existem sistemas que emitem o documento fiscal e, em seguida, já integra os dados com outros departamentos da empresa, como o estoque, compras, financeiro, expedição, entre outros.

Isso proporcionou um ganho de tempo incalculável para as empresas. A NF-e e a NFC-e foram os principais motores que impulsionaram toda a integração e agilidade na geração de dados que temos hoje em dia, sem desmerecer outras ferramentas que também contribuem para a melhoria no trabalho das organizações.

Além disso, o próprio trabalho de emissão de notas fiscais passou a ser mais simples e ágil. Uma vez que o sistema emissor está parametrizado, obedecendo a todas as determinações da legislação fiscal, emitir uma NF-e e NFC-e torna-se algo simples e que pode ser feito com apenas alguns poucos cliques.

Como funciona a emissão desses documentos fiscais?

Agora que você entendeu o que é, bem como, as vantagens que esses documentos fiscais proporcionaram para as empresas, vamos mostrar como a emissão funciona. O primeiro passo é adquirir um software emissor — até pouco tempo, alguns estados utilizavam um sistema gratuito, fornecido pela SEFAZ de São Paulo.

Entretanto, essa ferramenta foi descontinuada, ou seja, deixou de ser atualizada perdendo sua funcionalidade. Isso obrigou as empresas a procurarem os seus próprios softwares para realizarem a emissão de seus documentos fiscais eletrônicos.

O passo seguinte é preencher os dados. Feito isso, será necessária a utilização de outra ferramenta importantíssima, o certificado digital.

Ele dará autenticidade e veracidade aos dados da nota fiscal. Além disso, é uma forma eficiente de manter os seus dados seguros quando forem enviados para a validação por parte da SEFAZ do seu estado.

Quem é obrigado a emitir NF-e e NFC-e?

São obrigados a emitir todas as empresas que praticam a comercialização de produtos ou que precisam realizar transferências de materiais de um estoque para o outro.

As demais organizações que prestam serviços, por exemplo, estarão obrigadas a emitir outro tipo de documento fiscal, a NFS-e, que já é exigida em muitas cidades brasileiras.

Qual é o órgão responsável pela fiscalização desse tipo de documento?

Quando discutimos o tema NF-e e NFC-e, logo vem à mente a Receita Federal do Brasil. Entretanto, esse órgão não é o principal responsável pela fiscalização das empresas que emitem esse tipo de documento, apesar de utilizarem os dados contidos nelas para alguns processos de auditorias e análises.

Sendo assim, o principal fiscal das empresas será o Estado, por meio da sua Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ). Ela será a responsável pelo credenciamento das organizações, fiscalização e validação desses documentos fiscais.

Por quanto tempo a NF-e e a NFC-e devem ser armazenados?

Ambas devem seguir o mesmo critério de armazenamento das notas fiscais. Esses documentos devem ficar guardados por no mínimo 5 anos após a emissão. Entretanto, não é apenas o DANFE que deverá ser mantido em arquivo, o principal são os arquivos XML que são gerados após a autorização por parte da SEFAZ.

Como estamos tratando de um documento exclusivamente digital, você pode fazer esse armazenamento utilizando um bom computador ou, com servidores de arquivos na nuvem, que não ocupam nenhum espaço na sede do seu estabelecimento.

Como corrigir uma NF-e ou NFC-e?

A correção de ambos os documentos fiscais será feita por meio de carta de correção, emitida pelo próprio sistema emissor da NF-e ou NFC-e. Mas, cuidado! Alguns dados como: CNPJ da empresa ou cliente, valores, quantidades, alíquotas, entre outros, não podem ser modificados.

A regra é a seguinte: tudo que altere o emissor ou destinatário, bem como, a base de cálculo dos impostos, poderá ser modificada em um documento fiscal eletrônico.

Por fim, para evitar quaisquer problemas mais graves com relação a esse tipo de operação, conte sempre com o apoio da Ozai e nosso portal de informações. Nele, você poderá tirar as suas principais dúvidas sobre este e outros assuntos valiosíssimos para o sucesso do seu empreendimento.

Seguindo essas orientações, você não terá problemas para emitir as suas NF-e e NFC-e. Portanto, fique atento a cada uma delas e aplique quantas forem possíveis em seu negócio.

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