Empresas optantes pelo Simples Nacional costumam receber duas orientações que parecem contraditórias: a regra fiscal permite manter o Livro Caixa, enquanto a legislação comercial exige escrituração contábil regular e trata o Livro Diário como livro indispensável. A diferença está no alcance de cada norma.
Para a maioria das microempresas e empresas de pequeno porte, estar no Simples Nacional não elimina a necessidade de contabilidade. Também é preciso separar três decisões: manter a escrituração, autenticar o Livro Diário e transmitir a Escrituração Contábil Digital (ECD).
Livro Diário é obrigatório para empresa do Simples Nacional?
Em regra, sim. O Código Civil, nos artigos 1.179 e 1.180, determina que o empresário e a sociedade empresária mantenham sistema de contabilidade, levantem anualmente o balanço patrimonial e o resultado econômico e adotem o Livro Diário.
A opção pelo Simples Nacional muda a forma de calcular e recolher tributos, mas não transforma automaticamente a escrituração contábil em facultativa. A empresa precisa observar, ao mesmo tempo, as normas tributárias, comerciais e contábeis aplicáveis à sua natureza jurídica.
| Questão | Resposta prática |
|---|---|
| O Simples exige controles fiscais? | Sim. A Resolução CGSN nº 140/2018 prevê Livro Caixa e outros livros conforme a atividade. |
| O Livro Caixa substitui a contabilidade? | Não para todos os efeitos. Ele registra movimentação financeira, mas não substitui a escrituração contábil exigida pela legislação comercial. |
| O Livro Diário deve ser autenticado? | Os livros obrigatórios devem ser autenticados no registro competente, salvo quando a autenticação ocorrer por meio da ECD. |
| Toda empresa do Simples entrega ECD? | Não. Em regra, as optantes estão dispensadas da transmissão obrigatória, mas podem entregar facultativamente. |
Livro Caixa e Livro Diário não têm a mesma função
O artigo 63 da Resolução CGSN nº 140/2018 exige que a ME ou EPP optante pelo Simples mantenha o Livro Caixa com toda a movimentação financeira e bancária. Conforme a atividade, também podem ser necessários Livro de Inventário, Registro de Entradas, registros de serviços prestados e tomados e outros controles.
A própria resolução permite que a escrituração contábil, especialmente o Livro Diário e o Livro Razão, dispense a apresentação do Livro Caixa. O caminho inverso, porém, não deve ser presumido: um controle de entradas e saídas não produz, sozinho, balanço patrimonial, DRE, conciliações, registros de ativos, obrigações, provisões e demais elementos da contabilidade.
Essa distinção é decisiva quando a empresa precisa comprovar patrimônio e resultado, negociar crédito, admitir novos sócios, prestar contas, sustentar a apuração de lucros ou responder a uma fiscalização. O guia sobre obrigatoriedade da escrituração contábil aprofunda os efeitos de manter registros incompletos.
A dispensa do “pequeno empresário” exige cuidado
O Código Civil prevê uma exceção para o pequeno empresário definido em lei. Isso não significa que toda microempresa, toda EPP ou toda optante pelo Simples esteja dispensada.
O artigo 68 da Lei Complementar nº 123/2006 relaciona essa figura ao empresário individual caracterizado como microempresa e com receita dentro do limite legal específico indicado pela própria norma. Por isso, a empresa não deve aplicar a exceção apenas porque possui a sigla ME no nome, está no Simples Nacional ou tem pouco movimento.
A natureza jurídica, o enquadramento, a receita e as regras profissionais precisam ser analisados em conjunto. Sociedades limitadas, por exemplo, não devem tratar essa exceção do empresário individual como uma dispensa automática.
O que deve constar no Livro Diário?
O Livro Diário reúne os fatos contábeis em ordem cronológica, com clareza, referência aos documentos e identificação das contas afetadas. Ele não é apenas um relatório anual produzido no encerramento.
Entre os registros que normalmente alimentam o livro estão:
- faturamento, impostos e retenções;
- compras, despesas e custos da operação;
- folha de pagamento, encargos, férias, rescisões e pró-labore;
- movimentações bancárias, empréstimos, aportes e retiradas;
- aquisição, depreciação e baixa de bens;
- provisões, ajustes e conciliações;
- balanço patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício.
Os lançamentos dependem de documentação hábil e de informações entregues no prazo. Um checklist mensal de documentos para a contabilidade ajuda a evitar contas bancárias sem conciliação, despesas sem natureza definida e saldos que não refletem a operação.
Como autenticar o Livro Diário?
Autenticar significa submeter o instrumento de escrituração ao registro público competente. Para sociedades empresárias e empresários registrados na Junta Comercial, há duas rotas usuais.
Autenticação por meio da ECD
A ECD reúne em formato eletrônico o Livro Diário, o Livro Razão, balancetes, balanços e fichas de lançamento. A transmissão ao Sped serve como meio oficial de autenticação, comprovada pelo recibo.
As empresas do Simples Nacional, em regra, não estão obrigadas a transmitir a ECD, mas podem fazê-lo facultativamente. Antes dessa escolha, a contabilidade deve avaliar o período, a qualidade dos saldos, as assinaturas e as regras do leiaute vigente. Entregar um arquivo não corrige uma escrituração incompleta.
Autenticação digital na Junta Comercial
Quando a empresa não utiliza a ECD, o Livro Diário obrigatório pode ser submetido à Junta Comercial. A Instrução Normativa DREI nº 82/2021, em versão compilada, estabelece que os livros sejam digitais e que os termos de abertura e encerramento contenham as informações e assinaturas exigidas.
Os termos são assinados pelo interessado ou procurador e pelo profissional da contabilidade legalmente habilitado, quando aplicável. A guarda do arquivo e da comprovação de autenticação permanece sob responsabilidade da empresa, pois a Junta não funciona como arquivo permanente da escrituração.
Empresas registradas em cartório
Sociedades simples e outras entidades registradas no Registro Civil das Pessoas Jurídicas devem observar as regras do órgão competente. Como procedimentos e sistemas podem variar, a forma de apresentação precisa ser confirmada com o cartório antes do fechamento do livro.
Há ainda situações específicas. Sociedades de advogados, por exemplo, possuem natureza e registro próprios; por isso, a análise sobre o Livro Diário das sociedades de advogados exige um recorte diferente.
Quais são os riscos de não manter o livro corretamente?
A ausência de escrituração regular pode ir além de uma pendência formal. Conforme o caso, a empresa pode perder qualidade de prova dos próprios registros, ter dificuldade para demonstrar resultado ou patrimônio e não conseguir atender exigências de bancos, investidores, licitações, sócios ou processos judiciais.
Também aumenta o risco de decisões baseadas em números incompletos. Sem conciliar fiscal, folha e contabilidade, a gestão pode confundir saldo bancário com lucro, ignorar obrigações já incorridas ou distribuir valores sem demonstrações que sustentem a decisão.
O Livro Diário precisa conversar com o resultado apresentado na DRE, com o balanço e com os documentos da operação. Diferenças relevantes entre esses registros devem ser identificadas antes do encerramento.
Checklist para o fechamento anual
- Confirmar a natureza jurídica e o órgão de registro da empresa.
- Verificar se a escrituração cobre todas as contas bancárias e meios de pagamento.
- Conciliar faturamento, tributos, folha, estoques, ativos, empréstimos e saldos de sócios.
- Preparar balanço patrimonial, DRE e demais demonstrações aplicáveis.
- Revisar termos de abertura e encerramento, número de ordem, período e assinaturas.
- Definir se a autenticação será feita pela ECD, pela Junta Comercial ou pelo registro competente.
- Guardar o arquivo final, o recibo ou termo de autenticação e a documentação de suporte.
Conclusão
O Simples Nacional simplifica a tributação, mas não deve ser usado como sinônimo de empresa sem contabilidade. Para a maioria das MEs e EPPs, o Livro Diário integra a escrituração regular; o Livro Caixa atende a uma exigência fiscal específica, e a ECD é uma forma possível de autenticação, ainda que sua transmissão não seja obrigatória em todos os casos.
A Ozai Contábil integra contabilidade, fiscal e folha para que os livros e demonstrações reflitam a operação real da empresa. Ao avaliar a terceirização contábil, a gestão deve incluir no escopo as conciliações, o fechamento anual, a preparação do Livro Diário e a definição do meio correto de autenticação.
