As Sociedades Anônimas precisam realizar a assembleia anualmente?

Neste post, abordaremos os principais aspectos relativos à convocação da Assembleia Geral Ordinária (AGO) e os procedimentos específicos a serem observados pelas sociedades anônimas, com base na Lei das Sociedades por Ações.

Prazo para a realização da AGO

A AGO deve ser realizada anualmente até o final do 4° mês após o encerramento do exercício social (via de regra, até 30 de abril) e terá os seguintes objetivos:

1. Aprovar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as Demonstrações Financeiras;
2. Deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
3. Eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso; e
4. Aprovar a correção da expressão monetária do capital social.

A AGO deve ser realizada na sede da companhia. Se tiver que ser realizada em outro local, os anúncios deverão indicar, com clareza, o lugar da reunião, que em nenhum caso poderá ser fora da localidade da sede da companhia.

Procedimentos para a Convocação da AGO

A Assembleia Geral Ordinária (AGO) deve ser convocada pelo Conselho de Administração ou, inexistindo esse órgão, pelos diretores, mediante anúncio publicado por três vezes, no mínimo, contendo, além do local, data e hora da assembleia, a ordem do dia, e, no caso de reforma do estatuto, a indicação da matéria.

A primeira convocação da AGO deverá ser feita:

• Companhia Fechada – com 8 dias de antecedência, no mínimo, contado o prazo da publicação do primeiro anúncio; não se realizando a assembleia, será publicado novo anúncio, de segunda convocação, com antecedência mínima de 5 dias;
• Companhia Aberta – o prazo de antecedência da primeira convocação será de 21 dias e o da segunda convocação de 8 dias.

Nas companhias fechadas, o acionista que representar 5% ou mais do capital social pode solicitar, por escrito, que as convocações lhe sejam enviadas por telegrama ou carta registrada com antecedência mínima de 8 dias. A inobservância dessa solicitação por parte da companhia dará ao acionista o direito de indenização pelos prejuízos sofridos.

A assembleia também pode ser convocada:

• Pelo conselho fiscal, quando os órgãos da administração retardarem por mais de um mês essa convocação;
• Pelos acionistas, quando os administradores retardarem, por mais de 60 dias, a convocação;
• Pelos acionistas que representem 5%, no mínimo, do capital social, quando os administradores não atenderem, no prazo de 8 dias, ao pedido de convocação; ou
• Pelos acionistas que representem 5%, no mínimo, do capital votante, ou dos acionistas sem direito a voto, quando os administradores não atenderem, no prazo de 8 dias, ao pedido de convocação de assembleia.

Procedimentos para a realização da AGO

Anteriormente à abertura da assembleia, os acionistas assinarão o “Livro de Presença”, indicando o seu nome, nacionalidade e residência, bem como a quantidade, espécie e classe das ações de que forem titulares.

As pessoas presentes à assembleia deverão provar a sua qualidade de acionista, observando as seguintes orientações:

• Para os titulares de ações nominativas, exibirão, se exigido, documento hábil de sua identidade;
• Para os titulares de ações escriturais ou em custódia, documento de identidade, ou depositarão na companhia, se exigido, o comprovante expedido pela instituição financeira depositária;
• Os titulares de ações escriturais ou em custódia nos termos do artigo 41 da Lei n° 6.404/76, além do documento de identidade, exibirão, ou depositarão na companhia, se o estatuto o exigir, comprovante expedido pela instituição financeira depositária.

Será considerado presente na assembleia geral o acionista que registrar a distância a sua presença, na forma prevista em regulamento da Comissão de Valores Mobiliários (CVM).

De acordo com o artigo 126, § 1° da Lei n° 6.404/76, o acionista pode ser representado na assembleia-geral por procurador constituído há menos de um ano, que seja acionista, administrador da companhia ou advogado; na companhia aberta, o procurador pode, ainda, ser instituição financeira, cabendo ao administrador de fundos de investimento representar os condôminos. O pedido de procuração deverá satisfazer aos seguintes requisitos:

• Deve conter todos os elementos informativos necessários ao exercício do voto pedido;
• Deve facultar ao acionista o exercício de voto contrário à decisão com indicação de outro procurador para o exercício desse voto;
• Deve ser dirigido a todos os titulares de ações cujos endereços constem da companhia.

As deliberações serão tomadas pela maioria absoluta de votos dos presentes, não computados os votos em branco, podendo o estatuto da companhia fechada aumentar o “quórum” exigido para certas deliberações, desde que especifique as matérias.

Se ocorrer empate e o estatuto não estabelece procedimento de arbitragem e não contiver norma diversa, a assembleia será convocada, com intervalo mínimo de dois meses, para votar a deliberação; se permanecer o empate e os acionistas não concordarem em cometer a decisão a um terceiro, caberá ao Poder Judiciário decidir, no interesse da companhia.

Caso o arquivamento seja negado, por inobservância de prescrição ou exigência legal ou por irregularidade verificada na constituição da companhia, os primeiros administradores deverão convocar imediatamente a assembleia geral para sanar a falta ou irregularidade, ou autorizar as providências que se fizerem necessárias. A instalação e funcionamento da assembleia obedecerão às regras atinentes à Assembleia de Constituição, devendo a deliberação ser tomada por acionistas que representem, no mínimo, metade do capital social

Se a falta for do estatuto, poderá ser sanada na mesma assembleia, a qual deliberará, ainda, sobre se a companhia deve promover a responsabilidade civil dos fundadores.

Orientações para companhias fechadas

A companhia fechada que tiver receita bruta anual de até R$ 78 milhões poderá realizar as publicações ordenadas pela Lei das S.A. de forma eletrônica, em exceção à regra geral do art. 289, observada a regulamentação aplicável.

Fora dessa hipótese, as publicações ordenadas pela Lei das S.A. devem ser feitas em jornal de grande circulação editado na localidade da sede da companhia, de forma resumida, com divulgação simultânea da íntegra dos documentos na página do mesmo jornal na internet e certificação digital de autenticidade.

Procedimentos para a redação da Ata da AGO

A ata da AGO, lavrada em livro próprio, deve indicar, no mínimo:

1. Denominação completa, NIRE e CNPJ
2. Local, hora, dia, mês e ano de sua realização (sempre na localidade da sede);
3. Composição da mesa: nome do presidente e do secretário;
4. “Quorum” de instalação;
5. Convocação:
   1. Se for por edital, citar o jornal de grande circulação em que foi publicado, com indicação das datas e das informações suficientes para comprovação das publicações;
   2. Se for por carta (contra recibo), no caso de companhia fechada, declarar o atendimento aos requisitos legais aplicáveis;
6. Indicar o jornal que publicou o aviso de que as Demonstrações Financeiras encontram-se à disposição dos acionistas, quando essa publicação for exigida. A companhia deve fazer as publicações sempre no mesmo jornal e qualquer mudança deverá ser precedida de aviso aos acionistas no extrato da ata da AGO;
7. Ordem do dia;
8. Fatos ocorridos e deliberações;
9. Fecho: mencionar o encerramento dos trabalhos, a lavratura da ata, sua leitura e aprovação, seguindo-se as assinaturas membros da mesa e acionistas presentes, sendo suficiente a assinatura de quantos bastem para constituir a maioria necessária para as deliberações tomadas na assembleia.

O arquivamento da ata da AGO deverá ser realizado na Junta Comercial. Os documentos destinados ao arquivamento, ao registro, à anotação e ao cancelamento, no registro do comércio, devem apresentados à Junta Comercial dentro do prazo de 30 dias, contados da sua lavratura.

Caso não seja observado este prazo, o arquivamento só terá eficácia a partir da data do despacho que deferir o pedido.