Como controlar o fluxo de caixa da sua empresa?

Como controlar o fluxo de caixa da sua empresa?

Você sente que a rotina operacional da sua empresa consome muito tempo? Essa é uma situação comum entre os empresários. Afinal, o empresário precisa tomar conta de tudo, desde o comercial até o financeiro.

Nesse cenário, muitos acabam esquecendo de uma ferramenta fundamental para a gestão do negócio: o Fluxo de Caixa. Se este é o seu caso, você precisa implantar essa ferramenta com urgência! Sem controlar a movimentação das entradas e saídas de recursos da sua empresa, as chances de tomar decisões erradas e prejudiciais ao negócio são muito maiores.

Quer descobrir formas de evitar esses problemas? É preciso saber como utilizar esse instrumento financeiro a seu favor. Então, que tal ver as dicas que preparamos? Continue lendo!

Entenda o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta gerencial que evidencia a situação financeira do seu negócio. A ideia é controlar toda a movimentação de dinheiro, por menor que seja. Com a visualização de entradas e saídas, você percebe:

  • se será capaz de honrar os próximos compromissos assumidos;
  • se é necessário reforçar o capital de giro — a quantia necessária para o funcionamento da empresa;
  • se poderá fazer investimentos no futuro; etc.

Para ser realmente eficiente, é preciso anotar todas as receitas e despesas do período. Com o passar do tempo, você terá informações históricas suficientes para compreender o comportamento financeiro do seu negócio, projetar cenários futuros e, com isso, consegue tomar decisões mais acertadas.

Por exemplo: Você tem um saldo em caixa de R$ 3 mil e, com base no seu fluxo de caixa projetado, você identifica que terá que pagar uma despesa de R$ 5 mil daqui há 10 dias e receberá uma receita de R$ 6 mil daqui há 15 dias. Isso significa que você terá um lucro no mês, mas não conseguirá pagar as contas por um desencaixe no fluxo de caixa. Dessa forma, você precisará traçar uma estratégia para reforçar o capital de giro, seja tomando um empréstimo, antecipando seus recebíveis, renegociando seus prazos de pagamento, etc.

Por outro lado, com essa ferramenta, você também pode inferir se realmente obteve lucro em determinado período ou se o negócio apresentou prejuízo.

Também é possível analisar a flutuação de cada categoria de receitas e despesas ao longo de um período, identificando oportunidades de redução de custos, melhoria na eficiência operacional ou, até mesmo, verificar se há chance de fazer algum investimento para crescer o negócio.

Saiba a importância de mantê-lo atualizado

Por oferecer diferentes dados, o fluxo de caixa é fundamental para o empresário entender a saúde financeira do seu negócio e manter sua sustentabilidade. Veja outros motivos que justificam sua importância!

Controle financeiro

A análise da movimentação financeira permite saber como anda a saúde financeira do negócio, assim como as receitas e despesas futuras. Essas informações servem para embasar decisões, especialmente de marketing e vendas. Assim, você identifica o melhor momento para fazer promoções, oferecer descontos, reativar clientes e mais.

Planejamento financeiro

O acompanhamento das movimentações financeiras leva à possibilidade de fazer projeções e elaborar um planejamento financeiro eficiente. Ao mesmo tempo, você define metas a alcançar nos próximos meses ou anos.

Sem uma meta financeira concreta, fica difícil implementar ações que levem a um destino desconhecido ou incerto.

Aumento da eficiência financeira

A identificação de despesas em excesso garante a definição de estratégias de redução de custos. A economia gerada serve para fortalecer o capital de giro e até fazer investimentos.

Veja 5 dicas para controlar o fluxo de caixa

O conceito de fluxo de caixa não pode ficar apenas na teoria. O ideal é arregaçar as mangas e colocá-lo em prática. Sabe como fazer isso? Se tem alguma dúvida, confira as dicas que preparamos a seguir!

1. Use o fluxo de caixa projetado

O fluxo de caixa projetado é uma ferramenta igual à de controle das movimentações, com a diferença de fazer estimativas de entradas e saídas. Esse processo pode ser realizado de diferentes maneiras, mas sempre inclui dois aspectos: análise de dados históricos e previsões.

A projeção pode ser feita para algumas semanas, meses ou até anos. Ela precisa estar embasada no orçamento empresarial, que indica quais receitas, custos, investimentos e despesas devem incidir sobre o negócio durante o período analisado.

Junto a isso, identifique os prazos médios de pagamento (PMP) e recebimento (PMR). O primeiro se refere ao intervalo de tempo entre a compra e a quitação da fatura ao fornecedor. Por exemplo: se o pagamento é feito em 30 e 60 dias, o PMP é de 45 dias.

O PMR, por sua vez, consiste no período entre a venda e o recebimento. Se o cliente parcela em três vezes sem entrada, por exemplo, em 30, 60 e 90 dias, o PMR é de 60 dias.

Ou seja, no exemplo acima, a sua empresa paga as despesas, em média, após 45 dias e recebe as receitas após 60 dias. Dessa forma, o seu negócio precisa ter um capital de giro suficiente para financiar esses 15 dias de desencaixe no fluxo de caixa.

Ao fazer o fluxo de caixa projetado, considere, ainda:

  • atividades operacionais: devem ser inseridas as receitas e despesas de vendas, custos de produção e gestão. Alguns exemplos são pagamento de funcionários e energia elétrica;
  • atividades de investimento: abrange as movimentações para compra de bens — como computadores, equipamentos, móveis etc. — e aplicações financeiras;
  • atividades de financiamento: são os pagamentos de juros e amortização de empréstimos realizados.

Projete esses dados dia a dia, com os compromissos já assumidos e aqueles que devem se concretizar em breve. Aos poucos, vá atualizando os valores para ter uma visão mais real das próximas semanas. Com o passar do tempo, você será capaz de projetar os próximos meses e anos.

2. Dê atenção à conciliação bancária

A conciliação bancária consiste em conferir os extratos e saldos de caixa para saber se os lançamentos feitos estão corretos. Caso existam inconsistências, é preciso fazer uma revisão dos dados para identificar onde está o problema. Para fazer esse processo, deve-se:

  • monitorar os fluxos diretamente nos extratos bancários;
  • confrontar as informações da conciliação com os registros de pagamentos e recebimentos;
  • ajustar os erros e dados imprevistos.

Isso somente é eficiente se você mantiver um controle diário. Lembre-se de conferir várias informações, como:

  • tarifas bancárias;
  • impostos de transações;
  • pagamento de salários e mais.

Em caso de erros, faça a correção e, se o problema for da instituição financeira, exija a compensação dos valores indevidos. Tenha em mente que a melhor forma de manter a eficiência do processo é usar um sistema financeiro, que automatiza os lançamentos e evita erros. Em último caso, opte pelo Excel, apesar de ser pouco recomendado.

3. Evite os problemas gerados pela conciliação bancária desatualizada

A desatualização dos dados da conciliação bancária gera vários problemas para o negócio. O mais evidente é a falta de controle do dinheiro. Por mais que você mantenha o fluxo de caixa atualizado, inconsistências podem existir.

Outro problema é a impossibilidade de identificar e contestar fraudes. É o caso de perceber que o valor de uma venda não entrou na conta-corrente ainda em tempo de remediar a situação. Assim, é possível descobrir um possível chargeback ou cancelamento.

Outro aspecto negativo ao não usar a conciliação bancária é ignorar as taxas e juros cobrados. Esses valores impactam a rentabilidade da sua empresa e corroem o lucro. Por isso, é importante manter o controle.

4. Adote sistemas e ferramentas para o fluxo de caixa

Os softwares de gestão financeira são mais eficientes na hora de controlar a movimentação de dinheiro. O motivo são as funcionalidades, que são apropriadas para essa finalidade, contando com rotinas de automação e de geração de relatórios gerenciais.

Por exemplo, é possível importar extratos de modo automático, verificar sugestões de lançamentos com base no histórico da empresa e automatizar o processo de conciliação bancária. Assim, quando uma venda à vista é feita, o campo de saldo de caixa é atualizado automaticamente.

Com os sistemas financeiros, a conciliação bancária também é facilitada — e isso reduz as chances de ocorrerem fraudes e inconsistências. Lembre-se de que, aqui, você também pode contar com uma assessoria contábil. Os profissionais especializados têm as ferramentas necessárias para fornecer as informações com rapidez.

5. Analise os indicadores financeiros

A melhor maneira de manter a saúde financeira do negócio é analisando os indicadores financeiros. Eles são obtidos por meio de alguns documentos, como Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e Balanço Patrimonial (BP).

Os principais indicadores financeiros são categorizados da seguinte forma:

  • de liquidez: indicam se a empresa é capaz de honrar seus compromissos em curto prazo;
  • de estrutura de capital e endividamento: é o nível de dívidas de longo prazo usado para gerar lucro;
  • de lucratividade e rentabilidade: avalia o lucro se comparado ao patrimônio empresarial;
  • de atividade: mensuram o período de conversão das contas em entradas ou saídas.

Por que é importante analisar esses indicadores? Eles servem como uma espécie de diagnóstico financeiro do seu negócio para definir o que fazer no curto, médio e longo prazo. Ao mesmo tempo, o seu contador poderá lhe assessorar, ajudando a interpretar os números e atuando como um verdadeiro conselheiro no seu negócio.

Agora que você já sabe como controlar o fluxo de caixa, basta dar os próximos passos, aplicando as dicas que apresentamos e fazendo essa análise de indicadores. Você verá que, dessa forma, saberá o que fazer de maneira mais acertada.

Achou interessante? Aproveite e veja o que os indicadores financeiros podem dizer sobre seu negócio.