A gestão de documentos contábeis envolve diversos processos de uma empresa, como a emissão, recebimento, uso, guarda, digitalização, transferência e descarte dos documentos. Dessa forma, a modernização desses processos internos é importante para evitar erros, atrasos, ineficiências e diversos outros problemas para sua organização.
Neste contexto, é imprescindível contar com o apoio do seu escritório de contabilidade para lhe auxiliar nesse processo de transformação digital, de forma que a gestão dos documentos contábeis ocorra da forma mais tecnológica possível, aumentando a produtividade, a segurança da informação e, também, reduzindo os custos da sua empresa. Assim, mantendo a organização da documentação e otimizando a sua gestão, não haverá retrabalho, prejuízo e nem perda de prazos importantes.
Para entender melhor a importância dessa gestão, leia o artigo e avalie se a sua empresa está adequada a essa nova realidade:
Veja a importância de uma boa gestão de documentos contábeis e entrega ao contador
Uma empresa que não tem gestão de documentação contábil, geralmente, faz seus colaboradores perderem tempo procurando papéis para realizarem uma tarefa. Com isso, é comum ocorrerem atrasos no trabalho, o que resulta em ineficiências e em uma menor produtividade no setor. Para que isso não aconteça, é preciso fazer um gerenciamento e traçar procedimentos coerentes visando a facilidade para encontrar papéis quando forem necessários.
Diariamente, uma organização emite e recebe notas fiscais, paga contas, recebe dinheiro de seus clientes, lida com inúmeros processos financeiros, contábeis e fiscais. Assim, é indispensável manter a produtividade por meio de procedimentos seguros, rápidos e eficientes. Mas como?
Atualmente existem diversas plataformas de gestão de documentos em nuvem, de forma que é possível manter todos os arquivos sincronizados em tempo real e permitindo o acesso por meio de dispositivos móveis conectados à internet.
Para isso, é importante que todos os documentos sejam armazenados em meio eletrônico, o que facilita enormemente a indexação e a recuperação desses documentos posteriormente.
E aí surge a questão: Posso jogar todos os documentos físicos depois de digitalizados? Leia esse conteúdo para entender melhor como funciona esse processo.
Entenda como a tecnologia está ajudando a contabilidade
Sabe aquele leva e traz de papéis entre a empresa e o escritório de contabilidade, que faz você perder horas separando documentos e que muitas vezes exige um retrabalho? Com o avanço da tecnologia você consegue garantir os registros das documentações, mantê-los organizados, atualizados e acessíveis com facilidade e segurança.
Para isso, é necessário adotar procedimentos de arquivamento, como a utilização de plataformas virtuais de gestão de documentos que trazem segurança e organização. Com essas ferramentas, você pode dividir os arquivos por categoria ou nível de relevância, por exemplo. Além disso, consegue fazer a integração e sincronização com outros sistemas (ERPs) para otimizar a gestão dos dados.
Se você utilizar uma plataforma que armazena a documentação na nuvem, você não precisa mais enviar a documentação ao seu contador, uma vez que o seu contador poderá ter acesso a todos esses documentos em tempo real. Dessa forma, ele consegue realizar o cálculo dos impostos, preparar os demonstrativos contábeis e enviar as obrigações para o Governo, tudo isso de forma mais eficiente e com menor índice de erros.
Saiba como funciona a digitalização de documentos e armazenamento em nuvem
Atualmente, muitos documentos já nascem digitais (ex: notas fiscais eletrônicas, extratos de bancos, boletos, comprovantes de pagamento, etc.) Dessa forma, não são todos os documentos que precisam ser digitalizados pois muitos já nascem no computador.
Já os documentos que são físicos, precisam ser escaneados para que possam ser armazenados de forma sistemática junto aos demais documentos digitais.
Ou seja, a ideia é que seja mantido um repositório de todos os documentos relevantes da empresa em formato eletrônico: tanto aqueles que já nasceram digitais quanto aqueles que foram digitalizados.
A seguir, explicaremos um pouco mais sobre esse processo.
O que significa armazenamento em nuvem?
A nuvem nada mais é do que um servidor que é gerido por uma empresa especializada (ex: Google, Amazon, Microsoft, etc.) e que está conectado na internet, permitindo que usuários do mundo inteiro possam se conectar com esse servidor, desde que estejam autorizados e autenticados.
Essas empresas são altamente capacitadas para manter um ambiente seguro, garantido um nível de segurança muito maior do que o servidor que você tem dentro da sua empresa.
Ao utilizar ferramentas como o Dropbox, Google Drive e OneDrive, você consegue sincronizar as pastas que você quiser na nuvem e, posteriormente, compartilhar essas pastas com outros usuários (por exemplo, a contabilidade).
Dessa forma, sempre que você salvar um novo arquivo dentro dessa pasta no seu computador, o arquivo é automaticamente sincronizado com a nuvem, de forma que a contabilidade terá acesso imediato a esses novos arquivos.
Para ficar mais claro, suponha que sua organização tenha uma pasta no computador com documentos que são editados constantemente por diversos profissionais, como uma planilha de controle financeiro. Seria muito trabalhoso se, sempre que o arquivo fosse editado, você tivesse que enviá-lo para as pessoas por e-mail ou pendrive. Então, colocando os computadores em rede, as pastas e demais arquivos armazenados serão compartilhados automaticamente com a contabilidade. Outro benefício é que se eles estiverem em nuvem, as informações podem ser acessadas de qualquer computador, mediante autenticação de segurança.
Como escolher o software em nuvem ideal?
É importante alinhar esse assunto com o seu contador pois ele terá experiência de diversas outras empresas que utilizam softwares diversos e poderá lhe recomendar o software que mais se adequa às necessidades da sua empresa.
O mais importante é que a sua empresa esteja engajada com o processo de transformação digital – a ferramenta a ser utilizada é um fator secundário.
O resultado desse processo de automatização será, além da melhoria dos controles internos da sua empresa, um serviço de contabilidade mais rápido, eficiente e antenado com as mais recentes evoluções tecnológicas.
Contudo, para promover essa transformação digital não basta a adoção de tecnologia. É imprescindível uma mudança na abordagem do trabalho, de cultura e atitude. Dessa forma, a migração para o digital pode trazer a simplicidade, a prática e a eficiência para a gestão de documentos contábeis.
Agora que você entendeu a importância da gestão de documentos contábeis, saiba porque deve ter uma assessoria com automação de processos.
