Resumo
Este post explica, de forma prática e objetiva, como empresas devem aprovar contas e deliberar sobre a distribuição de lucros, com foco nas sociedades limitadas. São abordados prazos, formalidades de convocação, possibilidades de dispensa, exigências contábeis e modelos de ata e documento de decisão para registro na Junta Comercial.
O conteúdo segue a Lei n° 10.406/2002 (Código Civil), a Lei n° 6.404/76, a Instrução Normativa DREI n° 081/2020 e orientações do Conselho Federal de Contabilidade, com modelos práticos que podem ser adaptados conforme o contrato social.
Quando a sociedade deve aprovar as contas?
Deve haver deliberação dos sócios ou acionistas para a aprovação das contas da administração e a destinação dos lucros. Nas sociedades com exercício social encerrado em 31/12, essa aprovação deve ocorrer nos quatro primeiros meses do ano seguinte, ou seja, até 30/04 do ano subsequente, conforme o artigo 1.071 do Código Civil e o artigo 132 da Lei n° 6.404/76.
Exemplo prático: se o exercício social for encerrado em 31/12/2025, a deliberação deve ocorrer até o fim de abril de 2026.
Quais empresas estão obrigadas a manter escrituração contábil?
Empresários e sociedades empresárias são obrigados a manter um sistema de contabilidade com escrituração uniforme, balanço patrimonial e demonstração do resultado, conforme o artigo 1.179 do Código Civil. A única exceção legal é o Microempreendedor Individual (MEI).
Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.
Quando a assembleia ou reunião é obrigatória?
As deliberações sobre aprovação de contas e destinação do lucro devem ocorrer em assembleia ou reunião de sócios. A assembleia é obrigatória quando há mais de dez sócios. Para até dez quotistas, as deliberações podem ocorrer em reunião de sócios, nos termos do artigo 1.072 do Código Civil.
Nas sociedades anônimas, a aprovação ocorre via Assembleia Geral Ordinária (AGO), conforme Lei n° 6.404/76.
Há casos em que a reunião/assembleia é dispensada?
Sim. A legislação prevê três situações principais de dispensa. Primeiro, Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) pode ficar desobrigada de realizar assembleia/reunião, conforme artigo 70 da Lei Complementar n° 123/2006, salvo previsão contratual em contrário.
Segundo, se 100% dos sócios decidirem por escrito sobre a matéria, a reunião/assembleia é dispensada (§ 3° do artigo 1.072 do Código Civil). Terceiro, quando todos os sócios comparecem presencialmente e declaram ciência do local, data, hora e ordem do dia, as formalidades de convocação podem ser dispensadas conforme a Instrução Normativa DREI n° 081/2020.
Quais as etapas nas deliberações das sociedades limitadas?
O procedimento básico envolve:
- Encerramento do exercício contábil com inventário, Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado;
- Disponibilização dos documentos aos sócios com pelo menos 30 dias de antecedência;
- Convocação dos sócios pelos administradores para assembleia ou reunião;
- Instalação da sessão e leitura dos demonstrativos;
- Deliberação, registro em ata e arquivamento na Junta Comercial no prazo legal.
As demonstrações contábeis devem ser preparadas após o encerramento contábil e refletir fielmente a posição patrimonial e o desempenho, conforme orientações do Conselho Federal de Contabilidade (NBC TG 26 e Nota Técnica n° 013/2025).
Como deve ser a convocação e seus prazos?
Quando não houver previsão contratual diversa, a convocação pública deve ser publicada pelo menos três vezes, com prazo mínimo de oito dias para a primeira publicação e cinco dias para as posteriores entre a data da primeira inserção e a realização da assembleia (artigo 1.152 do Código Civil). A Instrução Normativa DREI n° 081/2020 exige publicação em órgão oficial e em jornal de grande circulação, sendo necessária pelo menos uma publicação em cada um.
As assembleias podem ser semipresenciais ou digitais, desde que o instrumento de convocação indique claramente o formato e os meios de participação remota (artigo 1.080-A do Código Civil e IN DREI n° 081/2020).
Qual o prazo para registro da ata?
A ata deve registrar a composição da mesa, quorum de instalação, leitura das demonstrações, deliberações sobre a aprovação das contas e destinação dos lucros, e a forma de pagamento ou constituição de reservas. A certidão ou cópia da ata assinada deve ser arquivada na Junta Comercial nos 20 dias subsequentes à realização da assembleia ou reunião (artigos 1.075 e 1.079 do Código Civil).
Modelos de Atas
Ata de reunião de sócios
O modelo sugestivo segue com base nas regras mínimas previstas na Instrução Normativa DREI n° 081/2020, Anexo IV, Capítulo II, Seção II, item 4.
ATA DE REUNIÃO DE SÓCIOS PARA APROVAÇÃO DO BALANÇO DA SOCIEDADE LIMITADA
(QUALIFICAÇÃO COMPLETA DA SOCIEDADE)
DATA, HORA E LOCAL:
MESA (Composição da Mesa): Presidente ____ , Secretário ____
ORDEM DO DIA: Apreciar as contas dos administradores, examinar o balanço patrimonial e o resultado econômico, relacionados ao exercício social encerrado em ___/___/___ e deliberar sobre a destinação dos lucros evidenciados.
QUORUM DE INSTALAÇÃO: Sócios representando a ____ do capital social.
DELIBERAÇÕES: Após a leitura dos documentos mencionados na ordem do dia, que foram colocados à disposição de todos os sócios, trinta dias antes, conforme recibo, postos em discussão e votação, foram observadas as seguintes ocorrências:
(1) Relatório dos Administradores e Demonstrações Contábeis do Exercício Social encerrado em __/__/__ aprovadas por unanimidade às contas da diretoria acompanhadas das demonstrações contábeis do exercício social findo em __/__/__ com a abstenção dos legalmente impedidos.
(2) Quanto à Distribuição de lucros foi aprovado por unanimidade que o lucro apurado no ano-calendário 20__ será pago aos sócios até o dia__ do mês __, do ano de 20__ nos
seguintes valores:
a) Ao sócio ____________, __% dos lucros, que será pago da seguinte forma:
_________________;
b) Ao sócio ____________, __% dos lucros, que será pago da seguinte forma:
_________________;
c) ao sócio ____________, __% dos lucros, que será pago da seguinte forma:
_________________.
ENCERRAMENTO: Nada mais havendo a ser tratado, o Sr. Presidente ofereceu a palavra a quem dela quisesse fazer uso e, como ninguém se manifestou, foi suspensa a sessão pelo tempo necessário à lavratura da presente ata, a qual, reaberta a sessão, foi lida, aprovada e assinada pelos presentes.
Presidente e Secretário.
Presidente
Secretario
Sócios
(NOMES E ASSINATURAS)Ata de assembleia de sócios
O modelo sugestivo atende às exigências previstas na Instrução Normativa DREI n° 081/2020, Anexo IV, Capítulo II, Seção II, item 4:
ATA DE ASSEMBLÉIA DE SÓCIOS PARA APROVAÇÃO DO BALANÇO DA SOCIEDADE LIMITADA
(QUALIFICAÇÃO COMPLETA DA SOCIEDADE)
CNPJ:
NIRE n°:
Ata da Reunião (ou Assembleia) de sócios, realizada no dia (data).
(data), (hora), (Cidade/Estado)
PRESENÇAS: Sócios representando a totalidade do capital social, ficando esclarecido que o Conselho Fiscal não está instalado.
COMPOSIÇÃO DA MESA: (nome completo), presidente e (nome completo), secretário.
CONVOCAÇÃO: Dispensada a publicação, face à presença da totalidade dos sócios, na forma prevista do contrato social.
ORDEM DO DIA: Apreciar as contas dos administradores, examinar o balanço patrimonial e o de resultado econômico, relacionados ao exercício social encerrado em (ano).
DELIBERAÇÕES: Após a leitura dos documentos mencionados na ordem do dia, que foram colocados à disposição de todos os sócios, trinta dias antes, conforme recibo, postos em discussão e votação, foram observadas as seguintes ocorrências:
1. Relatório dos Administradores e Demonstrações Contábeis do Exercício Social Encerrado em (ano) aprovadas por unanimidade as contas da diretoria acompanhadas das demonstrações contábeis do exercício social findo no (ano) com a abstenção dos legalmente impedidos; (...)
ENCERRAMENTO: Nada mais havendo a ser tratado, o presidente da mesa ofereceu a palavra a quem dela quisesse fazer uso e, como ninguém se manifestou, foi suspensa a sessão pelo tempo necessário à lavratura da presente ata, a qual, reaberta a sessão, foi lida, aprovada e assinada pelos presentes. Presidente e Secretário.
Certifico que a presente é cópia fiel de ata lavrada em livro próprio.
Nota: não havendo livro, o termo acima não deve constar da Ata, seguindo-se apenas as assinaturas.
Presidente da Assembleia
Secretaria da Assembleia
(Nome Completo)
(Nome Completo)
(Nome Completo)Documento de decisão dos sócios
Quando a sociedade limitada tiver seu quadro societário com dois ou mais sócios e todos eles decidirem sobre a matéria por escrito, dispensando assim a realização da assembleia/reunião, essas decisões devem constar, por escrito, em documento. (Lei n° 10.406/2002, artigo 1.072, § 3°; Instrução Normativa DREI n° 081/2020, Anexo IV, Capítulo II, Seção II, item 3.1, inciso II)
O documento formal deve atender aos requisitos mínimos previstos na Instrução Normativa DREI n° 081/2020, Anexo IV, Capítulo II, Seção II, item 4, para poder ser registrado na Junta Comercial.
DOCUMENTO DE DECISÃO DO(S) SÓCIO(S) PARA APROVAÇÃO DO BALANÇO DA SOCIEDADE LIMITADA
(QUALIFICAÇÃO COMPLETA DA SOCIEDADE)
CNPJ.
ENDEREÇO:
Identificação dos Sócios ______________, __________________, ______________
OU
Identificação do Sócio único, ______________.
DECISÕES: Após análise das demonstrações contábeis, esta(s) foi(ram) aprovada(s) pelo(s) sócio(s) ____________. Ficou decidido que o resultado positivo/lucro apurado e evidenciado, será distribuído/pago ao(s) sócio(s) no prazo de __ dias/meses/anos.
O lucro no valor de R$ ___ reais, apurados e evidenciados no balanço levantado em 31/12/20XX será distribuído/pago ao sócio(s) ______ de forma parcelada, em X vezes, com início de pagamento em __/__/____ e finalização em __/__/____.
OU
DECISÕES: Após análise das demonstrações contábeis, esta(s) foi(ram) aprovada(s) pelo(s) sócio(s) ____________.
Ficou decidido que o resultado positivo/lucro apurado e evidenciado em 31/12/20XX no valor de R$ ____ reais, será distribuído/pago ao(s) sócio(s) nos anos de 20XX, 20XX e 20XX.
A distribuição será realizada em 3 vezes compreendendo o montante relativo à 33,33% no ano de 20XX, 33,33% no ano de 20XX e 33,34% em 20XX, totalizando o valor dos lucros apurados no ano-calendário de 2025.
O pagamento ocorrerá nos dias __ dos meses ___ de cada ano.
(data), (hora), (Cidade/Estado)Sócio 1
(Nome Completo)
Sócio 2
(Nome Completo)Conclusão
Empresas devem observar prazos legais, formalidades de convocação e requisitos de documentação ao aprovar contas e deliberar sobre a distribuição de lucros. A falta de observância pode gerar nulidade de atos ou responsabilização dos administradores. Para sociedades limitadas, existem possibilidades de dispensa formal, mas elas exigem cuidados documentais e contratuais.
A Ozai Contábil atua como especialista em governança societária e contabilidade, oferecendo suporte na elaboração das demonstrações contábeis, preparação das convocações, elaboração de atas e no arquivamento na Junta Comercial. Entre em contato para obter assessoramento especializado e garantir conformidade nas deliberações societárias.
