Encerrar uma empresa requer uma série de cuidados para evitar que eventuais problemas da empresa recaiam sobre os sócios e administradores.
Nesse post, abordaremos as principais providências a serem tomadas antes de encerrar uma empresa, evitando surpresas futuras.
1) Defina a data de corte e um plano de ação
Estabeleça uma data para cessar operações (vendas, emissão de NF, compras, contratações) e monte um plano de ação com responsáveis e prazos: desligamento de equipe, liquidação de estoque, venda dos ativos imobilizados, cobrança de recebíveis, pagamentos, etc.
Isso evita que a empresa continue gerando novas operações (fiscais, trabalhistas, financeiras e contratuais), impedindo as demais etapas do processo.
2) Rescinda o contrato de trabalho com todos os empregados
Como a empresa vai encerrar as atividades, faça as rescisões de todos os empregados e pague todas as verbas rescisórias (ex.: saldo de salário, férias e 13º proporcionais, multa do FGTS, aviso prévio, etc.).
Dê especial atenção a empregados afastados, contratos suspensos e empregados com estabilidade.
3) Rescinda contratos com clientes e fornecedores
Revise e encerre formalmente contratos ativos, conferindo cláusulas de aviso prévio, multa rescisória, prazos mínimos, níveis de serviço (SLA), confidencialidade, devolução de bens, e especial atenção ao contrato de locação (prazos, multa, vistoria, garantias e devolução do imóvel).
4) Regularize eventuais pendências fiscais
Levante pendências federais, estaduais e municipais (débitos, omissões de declarações, divergências e pendências cadastrais).
Se houver alguma pendência, é importante resolver antes do encerramento da empresa, já que os débitos não desaparecem com a baixa e podem ser transferidos para o CPF dos sócios e administradores.
5) Venda todos os estoques e ativos imobilizados
Planeje a venda ou baixa de estoques e de ativos imobilizados (máquinas, equipamentos, veículos da empresa, móveis, etc.).
Formalize tudo corretamente (nota fiscal, contrato, etc.) e avalie impactos tributários conforme o regime e a natureza da operação.
6) Receba todos os valores a receber
Faça um “pente-fino” nos recebíveis: boletos, duplicatas, cobranças recorrentes e, principalmente, vendas parceladas e valores a receber de cartão (em que ainda faltam parcelas a receber).
Negocie antecipações, formalize acordos e deixe um fluxo de cobrança ativo até o último recebimento.
Encerrar a empresa antes de receber os valores pode dificultar a cobrança e a recuperação dos mesmos no futuro.
7) Pague todas as contas a pagar
Levante e quite fornecedores, serviços recorrentes, rescisões trabalhistas, etc.
Dê especial atenção dos tributos, já que diversos procedimentos citados acima gerarão tributos, que podem vencer em meses subsequentes.
8) Encerre as contas bancárias
Depois de receber e pagar todas as contas, encerre todas as contas bancárias, maquininhas de cartão e meios de pagamento.
Se houver aplicações financeiras, considere que provavelmente haverá incidência de impostos sobre os rendimentos no momento do resgate, então é necessário provisionar eventuais impostos que precisarão ser pagos antes de encerrar as contas bancárias.
9) Realize os procedimentos formais de encerramento da empresa
Agora já pode seguir com os trâmites normais de encerramento da empresa, como, por exemplo: assinatura do Distrato Social, registro na Junta Comercial ou Cartório, baixa no conselho de classe, baixa da Inscrição Municipal e Estadual e baixa do CNPJ.
Se você simplesmente abandonar a empresa, sem concluir essa parte formal de encerramento da empresa, ela continuará acumulando pendências e obrigações, ficando irregular e podendo trazer problemas para os sócios e administradores.
10) Mantenha a guarda dos documentos
Mesmo após o encerramento da empresa, é importante manter a guarda dos documentos da empresa, conforme explicamos neste post.
É importante guardar contratos, notas fiscais, livros, comprovantes, etc. pelo prazo prescricional.
Sem essa documentação, você perde capacidade de defesa em fiscalizações, processos e disputas (inclusive trabalhistas e contratuais).
Conclusão
Encerrar uma empresa com segurança exige método: primeiro você para a operação, depois liquida o que existe (pessoas, contratos, estoques, ativos, recebíveis e pagamentos) e só então executa a baixa formal nos órgãos competentes.
O risco de pular etapas é alto: além de multas e obrigações acessórias, é comum surgirem cobranças trabalhistas e fiscais que não somem com a baixa da empresa e podem comprometer o patrimônio e a tranquilidade dos sócios e administradores.
Se você está planejando encerrar a sua empresa, entre em contato com a Ozai Contábil para obter assessoramento especializado.
