Quando uma pessoa jurídica loca imóveis próprios e recebe do locatário valores de IPTU, condomínio, água, energia ou outros encargos, chamar a cobrança de “reembolso” não garante neutralidade tributária. No Lucro Presumido, a posição da Receita Federal é que esses valores integram a receita bruta da atividade de locação quando são cobrados pela locadora.
Isso não significa que contrato, boletos e registros contábeis sejam irrelevantes. Eles são essenciais para definir responsabilidades, comprovar pagamentos e evitar inconsistências. A empresa, porém, precisa separar três questões: quem suporta o encargo no contrato, quem responde perante o credor e como o valor recebido entra na apuração tributária.
Resposta direta: o reembolso deve ser tributado?
Na interpretação administrativa da Receita Federal, sim. Para uma empresa cuja atividade é a locação ou administração de imóveis próprios, os valores recebidos do locatário para custear IPTU, condomínio, seguro e consumo compõem a receita bruta da atividade, mesmo que apareçam no contrato ou no boleto com a descrição “reembolso”.
A Solução de Consulta Cosit nº 38/2014 trata especificamente de empresas que administram imóveis próprios. O documento inclui, além dos aluguéis, valores recebidos para pagar água, luz, gás, conservação, tributos, taxas e seguro do imóvel na base sobre a qual se calcula o Lucro Presumido.
O ponto prático é importante: no Lucro Presumido, despesas como IPTU e condomínio não são abatidas da base presumida de IRPJ e CSLL simplesmente porque foram pagas pela locadora. A base parte da receita bruta e aplica as regras do regime. Por isso, receber R$ 1.000 do locatário e usar os mesmos R$ 1.000 para pagar o IPTU não torna o ingresso automaticamente neutro.
Responsabilidade contratual e tributação não são a mesma coisa
A Lei do Inquilinato distribui encargos entre locador e locatário:
- o locador responde, em regra, pelos impostos e taxas incidentes sobre o imóvel e pelas despesas extraordinárias de condomínio, salvo as condições admitidas pela lei e pelo contrato;
- o locatário paga despesas de consumo, como água, esgoto, gás, energia e telefone, além das despesas ordinárias de condomínio;
- o contrato pode atribuir ao locatário o pagamento de impostos e taxas do imóvel, e o locador pode cobrar esses valores juntamente com o aluguel.
Essas regras definem a relação entre as partes. Elas não resolvem, sozinhas, a composição da receita bruta da pessoa jurídica locadora. O art. 123 do Código Tributário Nacional também estabelece que convenções particulares sobre responsabilidade pelo pagamento de tributos não podem ser opostas à Fazenda Pública para modificar o sujeito passivo definido em lei.
Em termos simples, uma cláusula pode dar ao proprietário o direito de cobrar o IPTU do inquilino, mas não transforma automaticamente o valor recebido em mero trânsito financeiro para fins de IRPJ, CSLL, PIS e Cofins.
Como tratar cada valor cobrado do locatário
| Valor | Responsabilidade na locação | Tratamento prudente pela pessoa jurídica locadora |
|---|---|---|
| Aluguel | Locatário | Receita da atividade de locação. |
| IPTU e taxas do imóvel | Locador, salvo disposição contratual admitida pela Lei do Inquilinato | Se cobrados e recebidos pela locadora, a Receita os inclui na receita bruta da atividade. |
| Condomínio ordinário | Locatário, nas condições legais | Se o valor transita pela locadora, a posição fiscal é de inclusão na receita bruta. |
| Condomínio extraordinário | Locador | Se repassado ao locatário e recebido pela locadora, exige análise contratual e tributária; a simples denominação de reembolso não afasta o risco. |
| Água, energia, gás e outros consumos | Locatário | Quando cobrados e recebidos pela locadora, estão entre os valores abrangidos pela orientação da Receita. |
| Multa e juros por atraso | Conforme contrato e ocorrência | Também podem integrar a receita da atividade e devem ser identificados separadamente na apuração. |
O tratamento deve refletir a operação real. Quando o locatário paga diretamente o condomínio, a concessionária ou outro credor, sem cobrança nem recebimento pela locadora, não existe o mesmo fluxo de reembolso na conta da empresa. Ainda assim, o contrato, a titularidade da obrigação e os comprovantes precisam ser revisados pela contabilidade. Mudar apenas o nome da cobrança ou interpor uma conta de passagem não altera a natureza dos fatos.
IPTU é despesa dedutível no Lucro Presumido?
Essa pergunta costuma misturar dois assuntos. Uma coisa é saber se o IPTU recebido do locatário integra a receita. Outra é verificar se o IPTU pago reduz a base de IRPJ e CSLL.
No Lucro Presumido, a base é calculada a partir da receita bruta da atividade, conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017. As despesas operacionais efetivamente pagas não são deduzidas uma a uma dessa base presumida. Portanto:
- o IPTU pago deve ser registrado corretamente na contabilidade;
- o gasto afeta o resultado contábil da empresa;
- mas não reduz diretamente a base presumida de IRPJ e CSLL;
- se o valor for cobrado do locatário pela empresa, a orientação da Receita é incluí-lo na receita bruta da locação.
No Lucro Real, a análise de despesas e adições segue outra lógica. Este conteúdo não deve ser usado para transportar automaticamente a conclusão do Lucro Presumido para outro regime. A empresa também precisa manter escrituração contábil completa para demonstrar receitas, despesas, saldos a receber e pagamentos de cada imóvel.
Exemplo de cálculo da receita bruta
Considere uma holding patrimonial que cobre em determinado mês:
- R$ 10.000 de aluguel;
- R$ 1.000 de IPTU;
- R$ 1.500 de condomínio.
Se os R$ 2.500 de encargos forem faturados e recebidos pela locadora, a posição da Receita Federal leva a uma receita bruta de R$ 12.500 para a atividade, e não de apenas R$ 10.000. O pagamento posterior do IPTU e do condomínio precisa ser contabilizado, mas não é abatido diretamente da base do Lucro Presumido.
O exemplo não substitui a apuração do caso concreto. Multas, juros, competência ou caixa, imóvel fora do objeto social e a forma jurídica da exploração podem alterar etapas do cálculo.
Cuidados no contrato, na cobrança e na contabilidade
Uma administradora de bens próprios deve alinhar o contrato de locação com a execução financeira e contábil. Um checklist útil inclui:
- identificar no contrato quem paga IPTU, seguro, condomínio ordinário, condomínio extraordinário e consumos;
- separar aluguel e encargos nos boletos, recibos e relatórios, sem presumir que essa separação elimina tributação;
- conciliar cada recebimento com o imóvel, o locatário, a competência e o documento de origem;
- registrar os valores brutos recebidos e os pagamentos correspondentes, evitando compensações informais;
- guardar contrato, aditivos, boletos, guias, comprovantes e memória de cálculo;
- verificar se a locação de imóveis próprios consta do objeto social e se o tratamento aplicado é compatível com o regime tributário;
- revisar periodicamente a carteira de contratos para localizar cobranças tratadas como simples reembolso.
O tratamento geral dos reembolsos de despesas depende de quem contrata o gasto, de quem é a obrigação e de como o fluxo foi documentado. Na locação de imóveis próprios, porém, existe uma orientação fiscal específica e desfavorável à exclusão dos encargos recebidos.
E o IBS e a CBS sobre locações?
A transição da reforma tributária acrescenta uma análise própria às operações imobiliárias. As regras de IBS e CBS não devem ser confundidas com a apuração de IRPJ e CSLL no Lucro Presumido nem com o tratamento histórico de PIS e Cofins.
Para esse ponto, consulte o guia sobre a tributação de IBS e CBS nas locações por holdings patrimoniais. A empresa precisa revisar contratos, cadastros, documentos fiscais e sistemas para que aluguel e encargos estejam corretamente identificados durante a transição.
Conclusão
Para a pessoa jurídica que explora a locação de imóveis próprios no Lucro Presumido, a conduta mais conservadora é incluir na receita bruta os valores de IPTU, condomínio, seguro e consumo cobrados e recebidos dos locatários. O contrato continua indispensável, mas a expressão “reembolso” não é suficiente para afastar a interpretação da Receita Federal.
A Ozai Contábil apoia empresas e holdings com escrituração contábil, apuração fiscal e organização dos controles de locação. Uma revisão integrada dos contratos e dos fluxos financeiros ajuda a reduzir divergências entre o que é cobrado, contabilizado e declarado.
