Resumo
Com a transição para o novo modelo tributário prevista para 2026, empresas precisam revisar e atualizar seus cadastros e sistemas fiscais para evitar cobranças indevidas, autuações e limitações no uso de créditos. A lógica de incidência tributária mudará do local de origem para o domicílio fiscal do comprador, e tributos como ICMS, ISS, PIS e Cofins serão substituídos por dois novos tributos: IBS (estados e municípios) e CBS (federal).
Esta orientação organiza, em formato de perguntas e respostas, os pontos que empresários de médio porte devem priorizar na revisão de clientes, fornecedores, produtos, estabelecimentos e sistemas, além dos principais riscos a serem evitados.
O que muda com a Reforma Tributária?
Passa a valer, no novo modelo, a tributação no destino do bem ou serviço — isto é, onde ele é consumido — em vez do local de origem. O projeto prevê um modelo dual de Imposto sobre Valor Agregado (IVA) composto por IBS (estados e municípios) e CBS (federal), com objetivo de reduzir distorções na distribuição da arrecadação entre unidades federativas.
Por que minha empresa precisa revisar cadastros de clientes?
Porque informações detalhadas sobre a localização dos clientes — como endereço completo e código do município — passarão a ter validade jurídica e deverão constar nos documentos fiscais eletrônicos. Cadastros comerciais deixam de ser apenas ferramentas de relacionamento e se tornam elementos essenciais para a conformidade fiscal no novo sistema.
Quais dados de clientes são exigidos e quais não são?
Serão exigidos dados de localização como o endereço completo e o código do município (IBGE) para definir alíquotas e destinação de receita. Porém, outros dados pessoais sensíveis não são exigidos para esse fim: número de documento de identificação (RG, CPF ou passaporte), data de nascimento e informações sensíveis não fazem parte dessa exigência.
O que revisar além do cadastro de clientes?
A revisão deve abranger toda a estrutura de dados fiscais da empresa: fornecedores, produtos, serviços e estabelecimentos. Para produtos e serviços, é necessário atualizar a classificação fiscal (NCM e NBS) e vinculá-la aos novos códigos tributários. Para estabelecimentos, cada unidade (matriz, filiais, centros de distribuição) precisa estar corretamente identificada, incluindo Código de Município (IBGE) e o novo CNPJ alfanumérico previsto para entrar em vigor a partir do próximo ano.
Como devo tratar a revisão de fornecedores?
Verifique o regime tributário de cada fornecedor — Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou regimes especiais — para assegurar o correto aproveitamento de créditos e evitar erros nas notas fiscais. Essa informação impacta o tratamento dos créditos de IBS e CBS ao longo da cadeia e evita problemas de não aproveitamento ou apropriação indevida de créditos.
Quais ajustes são necessários nos sistemas e processos internos?
É imprescindível integrar as áreas de compras, fiscal e TI. Os dados devem ser consistentes desde a cotação até a emissão da nota fiscal eletrônica. Sistemas ERP, módulos fiscais e rotinas de emissão de documentos precisam suportar campos adicionais como código do município do cliente, novo CNPJ alfanumérico e a vinculação entre NCM/NBS e os códigos tributários do IBS/CBS.
Quais são os principais riscos se a empresa não revisar os cadastros?
Entre os riscos críticos estão: aplicação incorreta de alíquotas por erro no código do município, o que pode levar à cobrança equivocada do IBS; autuações e penalidades por informações incompletas ou imprecisas nos documentos fiscais eletrônicos; e o comprometimento do crédito tributário, com impacto sobre o princípio da não cumulatividade e aumento do custo tributário das operações.
O que priorizar no cronograma de atualização?
Priorize primeiro a identificação e correção de dados que afetem a incidência e a alíquota: código do município dos clientes e estabelecimentos, vínculo NCM/NBS com novos códigos tributários e atualização do regime tributário dos fornecedores. Em seguida, valide rotinas de emissão de documentos eletrônicos e integrações entre sistemas para garantir consistência até o ponto de faturamento.
Como distinguir um pedido legítimo de atualização de cadastros de tentativas de fraude?
Peça que a solicitação venha por canal oficial da sua empresa e que seja acompanhada de autorização formal do cliente ou fornecedor quando necessário. Atualizações motivadas pela reforma devem limitar-se a dados de localização e fiscais; não é exigida coleta de documentos de identificação, datas de nascimento ou outros dados sensíveis para fins de tributação.
Quanto tempo tenho para me adaptar?
O conteúdo recebido indica que a transição ao novo modelo está prevista para 2026. Diante disso, recomenda-se antecipar a revisão já no próximo ano, uma vez que processos de atualização de cadastros, classificação fiscal e alteração de sistemas demandam tempo para testes e correções antes da entrada em vigor.
Conclusão
A revisão cadastral deixou de ser tarefa operacional e passou a ser parte estratégica da conformidade tributária. Atualize endereços completos, códigos do município (IBGE), classificação fiscal (NCM/NBS), regimes tributários de fornecedores e identifique corretamente cada estabelecimento, incluindo o novo CNPJ alfanumérico. Integre compras, fiscal e TI para garantir consistência dos dados até a emissão dos documentos fiscais eletrônicos.
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