Desde 14/10/2026, a regularidade fiscal perante o Estado de São Paulo é comprovada pela Certidão Única de Débitos Sefaz/PGE. O documento integra informações dos dois órgãos e é emitido pelo Portal SIDEB. Para a empresa, a principal mudança é a consulta pelo CNPJ-base, que reúne matriz e filiais.
A unificação simplifica a obtenção da certidão, mas exige acompanhamento conjunto das pendências estaduais. Um débito de uma filial pode afetar a certificação da pessoa jurídica, mesmo que a matriz não tenha pendências próprias.
O que mudou na certidão de regularidade fiscal de SP?
A Resolução Conjunta SFP-PGE nº 1, de 11/09/2026, publicada em 14/09/2026, regulamentou a emissão conjunta pela Secretaria da Fazenda e Planejamento e pela Procuradoria Geral do Estado. A certidão abrange:
- Créditos tributários estaduais, inscritos ou não em dívida ativa;
- Créditos não tributários estaduais inscritos em dívida ativa.
A mudança substitui as certidões separadas de regularidade perante esses órgãos. Conforme o aviso oficial da Sefaz, foram descontinuados o serviço de emissão pelo eCND e o pedido de Certidão de Débitos Não Inscritos pelo SIPET. A emissão passou ao SIDEB.
Isso não significa o encerramento de todos os serviços do SIPET. A alteração trata desses procedimentos de certidão, e outros serviços estaduais continuam com seus canais próprios.
Como o CNPJ-base afeta matriz e filiais?
Para pessoas jurídicas, a certidão considera o CNPJ-base e abrange matriz e filiais. Por isso, o controle restrito a um estabelecimento não basta para acompanhar a regularidade fiscal da empresa.
Por exemplo: se uma filial tiver uma pendência estadual impeditiva registrada, a matriz sem débitos próprios não assegura, sozinha, a emissão da certidão. A equipe precisa identificar a origem do apontamento e verificar se há pagamento, suspensão, garantia ou outra condição juridicamente relevante.
A certidão também alcança pessoas físicas, reunindo sua situação perante Sefaz e PGE. Nesse caso, não se aplica a consolidação de estabelecimentos pelo CNPJ-base.
CND e CPEN: qual documento pode ser emitido?
Certidão Negativa de Débitos
A CND é emitida quando não existem pendências relativas a débitos tributários vencidos na Sefaz nem a inscrições em dívida ativa na PGE, conforme o artigo 4º da resolução.
Certidão Positiva com Efeitos de Negativa
A CPEN pode ser emitida mesmo com débitos registrados, desde que a situação se enquadre nas condições legais. Ela produz os mesmos efeitos da CND para comprovar regularidade, sem significar que a dívida foi extinta.
O artigo 206 do Código Tributário Nacional contempla créditos ainda não vencidos, cobrança executiva com penhora efetivada e créditos cuja exigibilidade esteja suspensa. A regulamentação paulista também trata de garantias e de decisões judiciais que autorizem desconsiderar pendências para fins de certificação.
Não basta, portanto, afirmar que existe um processo ou uma garantia. É necessário conferir se a medida atende aos requisitos aplicáveis e está corretamente refletida nos registros. Para entender o conceito geral, veja também o significado da certidão positiva com efeitos de negativa.
Como emitir a Certidão Única pelo SIDEB?
- Acesse o Portal SIDEB da Sefaz/PGE.
- Utilize conta gov.br de nível prata ou superior, conforme a orientação operacional da Sefaz.
- Solicite a certidão e confira a identificação do contribuinte.
- Se houver impedimento, consulte o Relatório de Pendências Fiscais.
- Após a emissão, confira validade e código de controle.
Segundo o guia oficial da Certidão Única, o acesso de terceiros ao relatório exige procuração pelo Módulo Gestor de Procurações. A emissão e a visualização de pendências não exigem apresentação de documentos; para correções, o sistema indica os comprovantes necessários.
O que fazer quando uma pendência impede a emissão?
O primeiro passo é separar débito efetivamente pendente de informação que não reflete a situação jurídica atual. A mera existência de um registro não permite concluir, sem análise, que a empresa precisa pagar novamente ou abandonar uma discussão.
Quando houver fundamento para a certificação, o artigo 10 da resolução permite requerer, pelo SIDEB, a anotação dos motivos jurídicos na base da Sefaz ou da PGE. O pedido deve ser feito para cada pendência, com indicação do processo judicial ou administrativo pertinente.
Entre as situações previstas estão a oferta de garantia integral do débito, decisão que suspenda sua exigibilidade, reconhecimento de inexistência da dívida ou autorização para emissão de CPEN. A documentação deve demonstrar a condição alegada.
O requerente recebe comunicação no endereço eletrônico informado no portal sobre deferimento, indeferimento ou necessidade de documentos complementares. Contra o indeferimento, cabe recurso no próprio SIDEB em 15 dias. Sem recurso no prazo, o requerimento é encerrado automaticamente.
Correção para certidão não substitui outros procedimentos
Esse recurso trata do indeferimento do pedido de anotação para a certidão, não de uma contestação geral do débito. A Sefaz alerta que o SIDEB não é o canal para retificar guias, corrigir declarações ou pedir parcelamento. Se o ICMS pago não foi reconhecido por erro na guia, por exemplo, é preciso solicitar a retificação do recolhimento no serviço próprio.
Validade, gratuidade e certidões anteriores
A emissão é gratuita e eletrônica. Os prazos, contados da emissão, são:
- 90 dias: regra geral;
- 180 dias: contribuintes inscritos no Cadastro Fiscal Positivo de São Paulo.
A certidão deve conter data, hora e código de controle. Sua eficácia depende da confirmação de autenticidade e validade no sistema oficial. Quando expedida por determinação judicial, deve informar o número do processo e a finalidade fixada na decisão.
Quanto à transição, o artigo 13 preserva expressamente os prazos das certidões individuais expedidas pela Sefaz e pela PGE antes da publicação da resolução, em 14/09/2026. A empresa deve conferir a data de emissão, o vencimento e a autenticidade do documento que pretende apresentar.
Conclusão
A Certidão Única de Débitos centraliza a comprovação da regularidade estadual, mas não elimina a necessidade de tratar cada pendência. Com a consulta pelo CNPJ-base, a gestão precisa acompanhar matriz e filiais de forma integrada e manter disponíveis os documentos que sustentam pagamentos, garantias e decisões.
A Ozai Contábil pode apoiar nas rotinas de acompanhamento da regularidade fiscal da sua empresa. Entre em contato com a Ozai Contábil.
