Resumo: O Fator R define se determinadas receitas de serviços no Simples Nacional serão tributadas pelo Anexo III (alíquotas menores) ou pelo Anexo V (alíquotas maiores). Quando a relação entre a folha de pagamento e a receita bruta dos últimos 12 meses é igual ou superior a 28%, aplica-se o Anexo III; de ficar abaixo, aplica-se o Anexo V. Como a diferença no DAS pode ser significativa, o cálculo merece acompanhamento mensal.
O que é o Fator R?
O Fator R é uma regra do Simples Nacional aplicável a determinadas atividades de prestação de serviços. Ele relaciona a folha de salários, incluídos os encargos admitidos, à receita bruta acumulada nos 12 meses anteriores ao período de apuração. A fórmula é a seguinte:
Fator R = FS12 ÷ RBT12
* FS12 corresponde à folha dos últimos 12 meses e RBT12 representa a receita bruta total acumulada nos últimos 12 meses
Dessa forma, quando:
- Fator R igual ou superior a 28%: a receita sujeita à regra é tributada pelo Anexo III.
- Fator R inferior a 28%: a receita sujeita à regra é tributada pelo Anexo V.
Portanto, 28% exatos já são suficientes para o enquadramento no Anexo III. A regra está no art. 18 da Lei Complementar nº 123/2006 e é detalhada pelo art. 26 da Resolução CGSN nº 140/2018.
Quais atividades estão sujeitas ao Fator R?
O Fator R não alcança todos os serviços; normalmente ele se aplica a atividades regulamentadas, como, por exemplo:
- medicina, enfermagem, odontologia, fisioterapia, psicologia, fonoaudiologia, nutrição e medicina veterinária;
- academias e escolas de determinadas atividades físicas e esportivas;
- desenvolvimento e licenciamento de programas de computador e determinados serviços de páginas eletrônicas;
- arquitetura, urbanismo, engenharia, agronomia, design e análises técnicas;
- representação comercial, perícia, avaliação, auditoria e consultoria;
- jornalismo, publicidade, gestão, organização, controle e administração;
- administração e locação de imóveis de terceiros;
- outros serviços intelectuais sem enquadramento específico em outro Anexo.
A relação oficial detalhada pode ser consultada no Perguntas e Respostas do Simples Nacional.
O que entra no cálculo da folha?
A FS12 não corresponde apenas aos salários. De acordo com a regulamentação e com a orientação da Receita Federal, podem integrar o cálculo:
- remunerações pagas a empregados e trabalhadores avulsos;
- pró-labore e pagamentos a contribuintes individuais decorrentes do trabalho;
- 13º salário, na competência da incidência previdenciária;
- Contribuição Patronal Previdenciária efetivamente recolhida, inclusive a parcela abrangida pelo Simples Nacional;
- FGTS efetivamente recolhido.
Não entram na FS12 valores como aluguéis, distribuição de lucros, pagamentos a estagiários e pagamentos a MEI. A natureza de cada retirada precisa estar devidamente documentada: lucro e pró-labore remuneram situações diferentes. Para aprofundar esse ponto, consulte o conteúdo sobre pró-labore e distribuição de lucros.
Folha e receita seguem critérios diferentes
Em 2026, a FS12 considera remunerações pagas nos 12 meses anteriores, enquanto a RBT12 considera receitas auferidas pelo regime de competência. Essa regra vale para o Fator R inclusive quando a empresa optou pelo regime de caixa para a base mensal do Simples.
O CGSN anunciou que a opção pelo regime de caixa para a apuração mensal deixará de existir a partir de 01/01/2027. A mudança, explicada pela Receita Federal, não altera o cuidado atual: os dados do Fator R precisam ser extraídos e conciliados corretamente entre os sistemas contábil, fiscal e trabalhista.
Como calcular o Fator R na prática?
Considere uma empresa de consultoria sujeita ao Fator R com estes valores acumulados nos 12 meses anteriores:
Receita Bruta: R$ 500.000,00
Folha de Pagamento: R$ 120.000,00Fator R = R$ 120.000,00 ÷ R$ 500.000,00 = 24%
Como o resultado é inferior a 28%, essa receita será tributada, em princípio, pelo Anexo V. Para atingir exatamente 28%, a FS12 teria de alcançar R$ 140.000,00:
Receita Bruta: R$ 500.000,00
Folha de Pagamento: R$ 140.000,00Fator R = R$ 140.000,00 ÷ R$ 500.000,00 = 28%
Qual é a diferença entre os Anexos III e V?
No exemplo de RBT12 igual a R$ 500.000,00, a empresa fica na terceira faixa dos dois anexos. Pela fórmula legal da alíquota efetiva, e considerando receita mensal de R$ 41.666,67, o resultado ilustrativo é:
- Anexo III: alíquota nominal de 13,50%, parcela a deduzir de R$ 17.640,00, alíquota efetiva de 9,972% e DAS aproximado de R$ 4.155,00.
- Anexo V: alíquota nominal de 19,50%, parcela a deduzir de R$ 9.900,00, alíquota efetiva de 17,52% e DAS aproximado de R$ 7.300,00.
- Diferença: aproximadamente R$ 3.145,00 por mês ou R$ 37.740,00 em 12 meses, se todas as condições permanecerem constantes.
O exemplo usa as tabelas e a fórmula dos Anexos III e V, não apenas as alíquotas iniciais de 6% e 15,5%.
Use o nosso simulador de apuração do Simples Nacional para ver as alíquotas em cada faixa do Simples Nacional.Vale a pena aumentar o pró-labore para atingir 28%?
Não necessariamente. A redução do DAS é apenas uma parte da análise. O aumento legítimo do pró-labore pode elevar a contribuição previdenciária e, conforme o valor recebido, o Imposto de Renda da pessoa física. Também pode reduzir o resultado disponível para distribuição regular de lucros.
A comparação correta deve considerar pelo menos dois cenários:
- Manter a estrutura atual: calcular DAS pelo Anexo V, INSS, IRPF dos sócios e demais encargos.
- Alterar legitimamente a remuneração: recalcular o Fator R, o DAS pelo Anexo III, INSS, IRPF e demais efeitos.
A eventual economia corresponde à diferença entre os custos tributários globais, e não apenas à redução do DAS. Além disso, despesas artificiais e classificações sem suporte jurídico ou econômico aumentam o risco fiscal. Esse cuidado faz parte de um planejamento tributário alinhado à operação da empresa.
Devo acompanhar o Fator R todos os meses?
É recomendável que sim, já que o enquadramento não é definitivo.
Como FS12 e RBT12 são períodos móveis, a saída de um mês antigo e a entrada de um mês novo podem alterar o percentual. Um crescimento da receita sem aumento correspondente da folha pode levar a empresa do Anexo III para o Anexo V no mês seguinte.
Empresas próximas de 28% devem acompanhar projeções antes do fechamento, com base em dados conciliados. Entre os documentos e informações necessários estão:
- faturamento por atividade e período de apuração;
- folha, pró-labore e pagamentos a contribuintes individuais;
- comprovantes de CPP e FGTS recolhidos;
- eventos informados ao eSocial e à DCTFWeb;
- balancetes e demonstração dos lucros efetivamente apurados.
Uma rotina organizada de envio de documentos à contabilidade reduz diferenças entre os sistemas e permite simulações mais confiáveis.
Conclusão
O Fator R pode reduzir de forma relevante o DAS de determinadas empresas de serviços, mas não deve ser tratado como uma fórmula automática para pagar menos tributos. Primeiro, é preciso confirmar a atividade e o Anexo aplicável. Depois, a gestão deve comparar a economia no Simples com os efeitos previdenciários, o IRPF, a remuneração dos sócios e a distribuição de lucros.
A Ozai Contábil pode apoiar a empresa na revisão do enquadramento, no cálculo mensal do Fator R e na simulação da carga tributária global antes de qualquer alteração na folha ou no pró-labore.
