6 Passos para Contratar um Bom Escritório de Contabilidade

6 Passos para Contratar um Bom Escritório de Contabilidade


Quando você está procurando um produto para comprar, como, por exemplo, um “ar condicionado”, naturalmente você compara diversas marcas e modelos para descobrir qual é a melhor opção para você, correto?

Escolher um bom escritório de contabilidade é ainda mais complexo. A menos que você seja um especialista tributário ou profundo conhecedor das normas brasileiras de contabilidade, é difícil comparar diferentes prestadores de serviço cujo trabalho é eminentemente intelectual e que requer uma boa dose de confiança.

Antes de escolher o seu parceiro contábil, o ideal é que você procure entender como ele pode agregar valor ao seu negócio. Como nós já falamos no post Tudo o que você precisa saber antes de trocar de escritório de contabilidade, o seu parceiro contábil deve te trazer facilidades e não te dar mais trabalho.

Nosso objetivo aqui é facilitar o seu processo de comparação entre diferentes escritórios de contabilidade para que você tome uma decisão de forma segura e consciente. Vamos lá?

 

EM PRIMEIRO LUGAR: ESTABELEÇA PRIORIDADES


Em todas as compras complexas, é importante primeiramente estabelecer uma ordem de prioridade em relação aos fatores que serão comparados. Apesar de esses fatores variarem de acordo com a necessidade de cada empresa, podemos resumir mais ou menos da seguinte forma:

  1. Qualidade do atendimento
  2. Velocidade do atendimento
  3. Competência técnica da equipe
  4. Método de trabalho
  5. Tradição da empresa
  6. Modernidade dos processos internos

 

1. QUALIDADE DO ATENDIMENTO


Esse talvez seja um dos fatores mais impactantes no atendimento ao cliente. Um atendimento de qualidade é, sem sombra de dúvidas, um dos principais diferenciais competitivos que um escritório de contabilidade pode desenvolver, já que o trabalho do dia-a-dia do contador é relativamente padronizado.

Mas como medir a qualidade do atendimento do escritório de contabilidade?

  • Na própria fase de obtenção de proposta, já é possível ter alguma impressão inicial em relação ao atendimento da empresa;
  • Verifique se as pessoas com quem você tem o contato inicial sabem ouvir e compreender as suas necessidades;
  • Verifique como a contabilidade acompanha o nível de qualidade no atendimento no dia-a-dia (ex: pesquisas de satisfação, departamento de qualidade, certificação ISO 9001, etc.);
  • Verifique se o escritório atende outras empresas com o mesmo nível de complexidade que a sua e, principalmente, há quanto tempo (as empresas que possuem um atendimento de qualidade normalmente cultivam relacionamentos de longo prazo);
  • Visite o escritório de contabilidade e observe a forma com que as pessoas se relacionam e trabalham.

A excelência no atendimento ao cliente é uma característica que deve permear todos os níveis de uma organização. Se você tiver oportunidade, converse com outras pessoas da equipe, desde a recepcionista até o diretor da empresa para sentir o nível de comprometimento da equipe com os clientes.

 

2. VELOCIDADE DO ATENDIMENTO


Este fator também é crítico para o sucesso no relacionamento entre o escritório de contabilidade e os clientes. Se você já precisou tirar alguma dúvida ou receber algum documento com urgência, você sabe como é importante ter um efetivo parceiro contábil ao invés de um mero prestador de serviços.

Como medir a velocidade do atendimento do escritório de contabilidade?

  • No contato inicial com a empresa, você já pode ter uma boa idéia da velocidade do atendimento;
  • Verifique se existe algum procedimento padrão na resposta às solicitações (por exemplo, dentro de 24 horas após a solicitação);
  • Verifique com quanto tempo de antecedência são enviadas as guias de recolhimento de impostos e, principalmente, como esse prazo é controlado e acompanhado no dia-a-dia;
  • Verifique a quantidade de clientes que o escritório atende em relação à quantidade de colaboradores (quanto maior a quantidade de clientes por colaborador, maior tende a ser a dispersão no atendimento).

A melhor forma de abordar este assunto é conversando de forma transparente. Com base nas respostas obtidas, será possível avaliar as ações do escritório para certificar que a velocidade não seja um problema no relacionamento com o cliente.

 

3. COMPETÊNCIA TÉCNICA DA EQUIPE


Esse é um dos fatores mais difíceis de ponderar e, talvez, um dos mais importantes no processo de escolha do escritório, já que o trabalho do contador é altamente técnico e sujeito a enormes variações.

Mas como medir a competência técnica da equipe?

  • Verifique o currículo dos sócios do escritório de contabilidade;
  • Verifique quais os serviços prestados pelo escritório além da contabilidade, fiscal e folha de pagamento (ex: as empresas que prestam serviços de consultoria tributária ou auditoria provavelmente possuem uma equipe técnica mais qualificada);
  • Verifique se o escritório atende empresas de alta complexidade (ex: empresas do lucro real, empresas estrangeiras, empresas auditadas, etc.);
  • Verifique se a empresa possui certificações relacionadas à qualidade dos serviços (ex: ISO 9001);
  • Verifique se a estrutura do escritório de contabilidade é robusta (os escritórios de contabilidade mais competentes normalmente crescem e desenvolvem uma robustez compatível com o nível de clientes que atendem).

No longo prazo, a competência técnica da equipe acaba sendo um fator decisivo para o sucesso da parceria contábil. Não basta que o escritório seja rápido e eficaz no atendimento – é necessário que a contabilidade lhe ajude a reduzir a carga tributária, mitigar as contingências fiscais e trabalhistas, adotar as melhores práticas de gestão… enfim, que lhe ajude a crescer!

 

4. MÉTODO DE TRABALHO


Esse é um fator que varia muito de escritório para escritório. O método de trabalho é muito particular e pode ser um fator decisivo na hora de escolher um bom escritório de contabilidade.

  • Verifique se o escritório realiza a contabilidade das empresas mensalmente;
    • Pode parecer óbvio, mas apenas uma pequena minoria dos escritórios realiza a contabilidade dos clientes mensalmente.
    • Manter a contabilidade sempre atualizada pode lhe ajudar a acompanhar de perto a rentabilidade do seu negócio, manter um controle orçamentário efetivo, identificar eventuais problemas, dentre outros;
    • Você sabia que para realizar retiradas de lucro no decorrer do ano, sem pagar impostos, é necessário atualizar a contabilidade mensalmente?
  • Verifique como é realizada a entrega e retirada de documentos físicos;
    • Disponibilizar documentos físicos para a contabilidade requer muita responsabilidade e confiança;
    • Por esse motivo, procure um contador que disponibilize um serviço de envio e retirada de documentos e, melhor ainda, sem custo extra para sua empresa.
  • Verifique se a contabilidade mantém um Sistema de Gestão da Qualidade;
    • Se para comprar um “ar condicionado” a qualidade do produto importa, imagine para fechar uma nova parceria com um escritório de contabilidade?
    • A gestão da qualidade de uma empresa não é um fator subjetivo – é altamente objetivo. É possível medir, controlar e aprimorar o Sistema de Gestão da Qualidade promovendo a melhoria contínua dos processos;
    • Verifique se a empresa é certificada por algum órgão competente (ex: ISO 9001) e se mantém uma equipe para fazer o controle de qualidade dos processos afim de assegurar um elevado padrão de qualidade.

 

5. TRADIÇÃO DA EMPRESA


Você que é empreendedor sabe como é difícil construir uma empresa de sucesso. E acreditamos que a construção de uma empresa nunca é feita por apenas uma única pessoa, mas sim por um conjunto de pessoas que entregam o seu melhor dia após dia.

E mais importante do que construir, é manter. E, por isso, acreditamos que um bom escritório de contabilidade deve possuir alicerces sólidos, com um grupo de gestores competentes, com uma equipe de profissionais treinados e alinhados com o propósito da empresa.

Enfim, a tradição é muito mais do que o número de anos de existência de uma empresa. A tradição é a história daquela empresa – tudo o que foi feito para que a empresa seja o que ela é hoje.

 

6. MODERNIDADE DOS PROCESSOS INTERNOS


Por fim, mas não menos importante, podemos dizer que a modernidade dos processos internos implantados pelo escritório de contabilidade é um dos fatores mais importantes para dizer se o escritório continuará existindo no futuro ou não.

Com todas as inovações tecnológicas que estamos vivenciando, é importante que os escritórios de contabilidade estejam à frente desse processo de modernização.

Ter uma contabilidade com processos automatizados pode te trazer inúmeros benefícios:

  • Maior rapidez no processamento de informações e geração de relatórios;
  • Menor margem de erro em processos manuais;
  • Menor burocracia e menor uso de papel;
  • Maior praticidade no envio de informações ao escritório;
  • Maior segurança e agilidade no recebimento de documentos.

E como já falamos anteriormente no post Qual a importância do contador para a sua empresa, quanto menor o tempo dedicado a atividades processuais, maior o tempo para se dedicar a atividades que agregam valor de verdade aos clientes.

 

Bom, temos convicção que seguindo os passos descritos acima, você terá os elementos necessários para tomar uma decisão segura e consciente.

Ficou com alguma dúvida? Venha conversar conosco e podemos te mostrar na prática Como Nós Trabalhamos!