O que é certificado digital? Saiba quando usá-lo

O que é certificado digital? Saiba quando usá-lo

Diante de um cenário em que a tecnologia e a digitalização dos serviços se tornaram uma realidade na rotina das pessoas e das empresas, cada vez mais cresce a demanda por soluções e serviços capazes de fazer com que as operações travadas em meios online sejam mais seguras e confiáveis.

Nesse contexto, há uma tecnologia que ganha destaque, pois desponta como uma das mais eficientes e confiáveis quando o assunto envolve a troca de informações, dados e realização de atos em meios eletrônicos. Você sabe o que é certificado digital?

Hoje, ele está inserido na realidade das pessoas físicas, assim como das pessoas jurídicas, garantindo mais segurança, agilidade e rigor aos atos travados de forma remota, por meio da internet. Apesar disso, muitas pessoas ainda não sabem ao certo o que é certificado digital, como ele funciona e em quais ocasiões pode ser utilizado.

Para deixar você mais informado sobre essa tecnologia, preparamos este artigo, em que esclarecemos os principais pontos a respeito dela. Continue a leitura e confira!

O que é certificado digital, afinal?

De maneira simples, o certificado digital pode ser entendido como uma espécie de identidade eletrônica da pessoa física ou jurídica, isto é, um documento digital que é capaz de atestar, com segurança, precisão e confiabilidade, a identidade do seu titular em atos executados de forma online.

De maneira mais técnica, o certificado digital é um arquivo digital que contém um conjunto de informações do seu titular, que são utilizadas para identificá-lo em todo e qualquer ato praticado mediante a assinatura a partir desse certificado.

Por que ele é tão importante na atualidade?

Em um cenário de intensas transformações tecnológicas, cada vez mais se percebe que os serviços estão migrando para os meios eletrônicos. A utilização da internet para o fechamento de contratos, realização de transações bancárias, assinatura de documentos e cumprimento de obrigações junto ao fisco, por exemplo, se tornou comum.

Em razão disso, surgiu a necessidade de identificar as pessoas em meios digitais, já que muitos atos não são mais praticados pessoalmente nem mediante a assinatura manuscrita das partes. Em meio a essa realidade, o certificado digital mostra toda a sua importância, já que é uma tecnologia inovadora e altamente eficiente.

Com ele, passou a ser possível contratar serviços, assinar documentos e validar transações de maneira segura e com total validade jurídica, dispensando os tradicionais métodos de autenticação, como o reconhecimento de firma em cartório.

Quais os benefícios dessa tecnologia?

A certificação digital não é algo tão recente, embora sua aplicação tenha se popularizado mais nos últimos anos pelo crescimento dos meios digitais e uso massivo da internet para as mais diversas finalidades.

Em razão de sua acessibilidade e confiabilidade, o certificado digital teve uma grande adesão, sobretudo por parte dos Poderes Públicos, que passaram a utilizar esse padrão em diferentes serviços.

Na prática, essa solução trouxe uma série de ganhos. A seguir, listamos alguns dos mais relevantes. Confira!

Maior mobilidade

Um dos maiores benefícios trazidos pelo certificado digital, sem dúvida, é a mobilidade. Graças a essa ferramenta, hoje é possível assinar contratos, validar atos e transmitir informações, tudo via internet, com total segurança e confiabilidade.

A exemplo, empresas não necessitam mais trabalhar com contratos impressos, tendo que enviá-los via postal ao cliente para que este assine e devolva. Com a certificação, passou a ser possível operar com base em documentos digitais, que podem ser transmitidos e assinados de forma eletrônica, mediante a utilização de um certificado válido expedido por uma autoridade certificadora.

Assinatura de documentos

Como mencionado, o certificado digital permite às empresas e pessoas físicas a utilização de documentos eletrônicos, os quais têm como grande diferencial a facilidade de compartilhamento. Além disso, ele viabiliza que esses documentos sejam assinados digitalmente, atestando a veracidade das informações neles inseridas.

Dessa forma, com o certificado digital é possível atestar, com validade jurídica, a identidade das partes assinantes e a veracidade da operação.

Redução de custos

Outro efeito direto do uso da certificação digital é a economia. O certificado contribui para a modernização de processos, rompendo com modelos baseados no uso excessivo de papel, documentos impressos e expedientes manuais.

Na prática, o certificado digital facilita, principalmente para as empresas, a migração para o modelo de gestão eletrônica de documentos, o que torna mais econômico o gerenciamento dos arquivos, por exemplo, a partir do armazenamento em nuvem e compartilhamento online.

Segurança e total validade jurídica

No mais, com o certificado, como dissemos, é possível assinar atos com validade jurídica, dispensando expedientes tradicionais e custosos, como o reconhecimento de firma e a autenticação de assinaturas em cartório.

Vale lembrar que, no Brasil, em razão da edição da Medida Provisória 2.200-2, é dada total garantia de autenticidade, integridade e validade dos documentos em forma eletrônica, quando assinados digitalmente a partir de um certificado digital válido, no padrão ICP-Brasil.

Dessa forma, atualmente, os documentos digitais têm o mesmo valor e a mesma força probatória que documentos impressos, assinados à mão pelas partes e autenticados em cartório. A grande vantagem é que, com a tecnologia de certificação, tudo fica mais ágil, acessível e seguro, reduzindo a probabilidade de fraudes, por exemplo.

Quando utilizar o certificado digital?

Nos últimos anos, tem-se percebido um grande incentivo dos governos à adoção da certificação digital em diferentes serviços e processos. Prova disso é que, hoje, o certificado é muito utilizado em expedientes realizados junto à Receita Federal, especialmente no contexto das empresas — embora também tenha aplicação para a pessoa física.

O que se pode dizer a respeito dessa tecnologia na atualidade é que ela está acessível a todos os perfis de usuários. Ou seja, pessoas comuns e empresas podem adquiri-lo e utilizá-lo em diferentes tarefas. A título de exemplo, os profissionais da advocacia usam o certificado para acessar os sistemas processuais eletrônicos dos tribunais; e os profissionais da contabilidade o utilizam para acessar áreas restritas dos portais da Receita Federal e outros órgãos, a fim de ter acesso a dados e solicitar serviços.

No contexto das pessoas físicas, o certificado digital é útil para a transmissão de declarações de forma digital para o fisco, o que simplificou bastante o processo e o tornou ainda mais seguro e ágil para o contribuinte.

Quem precisa de um certificado digital?

Embora o certificado esteja acessível a qualquer pessoa (física ou jurídica), existem situações em que essa ferramenta é obrigatória. Um exemplo é o caso das empresas que necessitam emitir Nota Fiscal Eletrônica referente às suas operações. A emissão desse documento somente é possível mediante o uso de certificação.

Além disso, aquelas empresas que são aderentes ao regime de lucro real ou lucro presumido também estão obrigadas a utilizar o certificado digital. No mais, o certificado também acaba sendo indispensável para empresas que necessitam acessar e prestar informações ao fisco por meio do Portal e-CAC. Nele, determinadas funcionalidades somente estão acessíveis mediante autenticação por certificado digital.

Como vimos, entender o que é certificado digital não é uma tarefa complexa. Na realidade, essa é uma tecnologia relativamente simples, que tem como principal função garantir a integridade das informações e atos praticados em meio online. A tendência é que cada vez mais o certificado faça parte da vida das pessoas, facilitando e modernizando a execução de diferentes tarefas.

Agora que você já sabe o que é certificado digital, siga aprendendo sobre como modernizar a sua empresa. Basta conferir nosso artigo sobre a importância da inovação na gestão de documentos contábeis!