No cenário atual, é possível perceber a importância da utilização dos meios digitais na rotina das pessoas e das empresas.
Por isso, migrar atividades e processos para o formato eletrônico é, sem dúvida, uma decisão totalmente coerente. No que diz respeito à escrituração fiscal de negócios, por exemplo, praticamente todos os documentos contábeis e fiscais já estão em formato digital, em conformidade com os padrões mais recentes.
Hoje, a tecnologia é uma das bases dos processos contábeis dentro das empresas. Em razão disso, tarefas manuais, documentos impressos e expedientes presenciais têm se tornando cada dia mais raros, dando lugar à terceirização contábil e a metodologias mais modernas, apoiadas em softwares, plataformas online e na automatização.
Diante desse contexto de inovação, investir em novas ferramentas e soluções para tornar as rotinas administrativas dos negócios mais simples, seguras e precisas é fundamental. Nesse sentido, a escrituração fiscal automatizada é um exemplo de estratégia que pode contribuir muito com as empresas.
Pensando nisso, preparamos este artigo para tratar melhor dessa escrituração fiscal automatizada. A seguir, detalharemos o seu conceito e, principalmente, os benefícios que essa prática é capaz de agregar. Continue a leitura e saiba mais!
O que é a escrituração fiscal?
Na realidade da gestão empresarial, de maneira direta, a escrituração fiscal representa um dos expedientes mais importantes para a regularidade e saúde do negócio. Na prática, a escrituração nada mais é do que a junção dos diferentes expedientes contábeis que tem como objetivo principal documentar as atividades da organização. Ela descreve de forma detalhada as entradas e saídas de capital, faturamento, ativos e passivos, tributos pagos e devidos, além de outros parâmetros.
Além disso, é preciso deixar claro que a escrituração fiscal é uma obrigação das empresas, pois é a partir dela que o Fisco acompanha os resultados do negócio, fiscalizando o recolhimento de tributos e o cumprimento de exigências impostas por lei.
Entre as atividades que fazem parte da escrituração fiscal, podemos citar as seguintes:
- obtenção das notas fiscais emitidas pela empresa;
- revisão das notas fiscais (para identificar problemas de emissão de nota fiscal);
- lançamento das notas fiscais em um software fiscal;
- classificação das operações dentro do software fiscal;
- apuração dos tributos incidentes (ex.: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS, IPI e ISS);
- emissão das guias de recolhimento dos tributos;
- análise e consistência das informações processadas no software fiscal;
- envio de obrigações acessórias para o governo.
Como funciona esse processo?
A escrituração fiscal é um processo relativamente complexo, que exige conhecimento técnico sobre processos contábeis e, ainda, sobre a legislação vigente. A depender do segmento em que se atua, a escrituração pode ser ainda mais detalhada, exigindo atenção e expertise por parte dos profissionais e gestores envolvidos na execução.
De forma geral, a escrituração fiscal funciona a partir da documentação de operações. Em outras palavras, o procedimento depende da reunião e lançamento de uma série de dados, muitos deles ligados aos resultados financeiros da empresa, recolhimento de tributos, serviços prestados e tomados, entre outros.
O que é necessário para fazê-la?
Pode-se dizer que a escrituração fiscal está diretamente associada ao nível de organização da empresa. Isso porque é essencial que todas as transações sejam bem documentadas, que os relatórios sejam bem elaborados, recibos e notas sejam armazenados e que tudo isso esteja acessível de forma coerente e confiável.
A execução da escrituração fiscal, como mencionada, é uma tarefa técnica, a qual requer não apenas conhecimento acerca de rotinas contábeis e normas aplicáveis. Mais do que isso, a empresa precisa dispor de uma infraestrutura adequada para dar suporte a essa escrituração, tornando-a mais dinâmica, ágil e livre de erros e inconsistências.
Nesse contexto, destaca-se o papel da tecnologia. A automatização da escrituração fiscal é um dos caminhos mais indicados para negócios que desejam imprimir mais rigor ao processo, eliminando uma série de riscos que o fator humano implica na sua execução, como erros de cálculos, atrasos e desorganização.
Quais são as consequências legais caso ocorram erros no processo de escrituração fiscal?
Como dito, a escrituração fiscal é uma obrigação imposta por lei às empresas. Desse modo, é preciso atender às exigências legais de forma adequada, seguindo à risca todos os ditames. Do contrário, a empresa pode sofrer com o aumento do risco de fiscalização e autuação, pagamento de tributos a maior, ineficiências tributárias e até sanções junto ao Fisco.
Além de prejuízos financeiros, a má gestão tributária pode contribuir para a ocorrência de equívocos no processo de tomada de decisões da empresa, o que pode afetar o fluxo de caixa e a rentabilidade do negócio. Além disso, pode resultar na precificação errada dos produtos e serviços ofertados aos clientes, em custos administrativos elevados e retrabalhos internos, ou seja, pode afetar profundamente a saúde do negócio.
Quais os benefícios da escrituração fiscal automatizada?
Diante de tudo que já foi exposto, fica claro que a escrituração fiscal é um expediente de extrema importância para os negócios. Sendo assim, é fundamental buscar alternativas para otimizar esse processo. E a automatização é uma delas.
De maneira direta, a automatização reforça significativamente a qualidade da escrituração, eliminando uma série de atividades que antes eram executadas manualmente e, por isso, estavam mais suscetíveis a erros.
No mais, a automatização também elimina a burocracia que recai sobre a escrituração, uma vez que sistemas informatizados podem ser utilizados para registrar, centralizar e consolidar dados de transações, organizando todo o acervo de documentos em um só local. Dessa forma, é possível aumentar o controle e a visibilidade sobre todas as operações financeiras, contábeis e fiscais da empresa.
Entre os processos relacionados à escrituração que são passíveis de automatização, podemos citar, por exemplo:
- captura eletrônica das notas fiscais emitidas pela empresa por meio de softwares especializados;
- auditoria eletrônica das notas fiscais;
- importação automática das notas fiscais dentro do software fiscal;
- classificação automática de operações com base em regras que são parametrizadas dentro do software fiscal;
- envio das guias de recolhimento ao cliente por meio de um portal, que fica disponível 24 horas por dia;
- auditoria eletrônica das declarações acessórias (antes do envio das informações ao governo) para não correr o risco de enviar dados inconsistentes.
Dessa forma, a automação ajuda o cliente, que não precisa imprimir ou enviar todas as suas NFs, já que ferramentas automatizadas são capazes de capturá-las diretamente na base de dados do governo. Além disso, também auxilia as rotinas internas do escritório de contabilidade, que perderá muito menos tempo com trabalhos manuais e muito mais tempo na análise dos dados e na consultoria ao cliente, atividades que agregam muito mais valor aos serviços.
O que é necessário para promover essa automação?
Hoje, um dos pilares para automatização da escrituração fiscal é a utilização de softwares especializados. Para isso, é importante que a contabilidade tenha uma equipe bem informada sobre as inovações tecnológicas e que consiga implementar mudanças em suas rotinas.
Vale destacar que existem muitos escritórios de contabilidade com gestores mais conservadores e resistentes a inovações e mudanças, o que dificulta bastante o trabalho das equipes na hora da implantação de novas tecnologias e metodologias em suas rotinas fiscais.
Além disso, ainda existem muitos escritórios que trabalham com papel, que pedem notas fiscais impressas para o cliente ou que enviam guias de recolhimento via malote físico. Essa postura vai de encontro aos padrões atuais, que pregam eficiência e agilidade.
O processo de automação não é algo buscado naturalmente pelas pessoas e pelas empresas. Em geral, existe uma certa resistência às mudanças. No entanto, como demonstrado, as vantagens de seguir pelos caminhos da inovação são diversas. Por isso, contar com o apoio de empresas especializadas e que dispõem das ferramentas adequadas para fomentar a inovação dentro da sua empresa é crucial.
A Ozai Contábil há 34 anos desempenha esse papel, contribuindo técnica e operacionalmente com seus clientes na implantação de novas tecnologias e metodologias capazes não só de imprimir uma escrituração fiscal automatizada, mas rotinas eficientes, organizadas e alinhadas às normas e padrões mais atuais.
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